Daten aus Wareneingangsscheine extrahieren

Ein Goods Receipt Note (Wareneingangsschein) ist die lagerseitige Bestätigung, dass eine Lieferung eingetroffen ist. Versendet ein Lieferant gegen eine Bestellung (PO), prüft die Wareneingangsstelle im Lager des Käufers die Ladung, zählt die Artikel, gleicht sie mit der PO ab und erstellt einen GRN (auch Goods Received Note oder Lieferschein-Bestätigung genannt). Der GRN ist die zweite Stufe des Drei-Wege-Abgleichs: PO bestellt 100 Einheiten, GRN erhält 98 Einheiten (2 bei Ankunft beschädigt), Rechnung stellt 100 in Rechnung. Die Kreditorenbuchhaltung kann die Rechnung erst zahlen, wenn der GRN bestätigt, was tatsächlich eingegangen ist, und der Bestand kann erst für die Produktion freigegeben werden, wenn die Wareneingangsprüfung abgeschlossen ist. Die Daten im GRN bilden die Verbindung zwischen Einkauf und Finanzwesen: Name des Lieferanten, die ursprüngliche PO-Nummer, die GRN-Nummer selbst, das Lieferdatum, der Empfänger, der unterzeichnet hat, sowie der Abgleich zwischen bestellten und erhaltenen Mengen auf Positionsebene.

Die Schwierigkeiten liegen bei Teillieferungen und Beschädigungen. Eine Lieferung kommt selten vollständig und unbeschädigt an. Artikel können in zu geringer Menge geliefert, beim Transport beschädigt, falsch etikettiert oder mit einer anderen SKU als in der PO angegeben ersetzt worden sein. Der GRN muss genau festhalten, was eingetroffen ist, was zurückgewiesen wurde und was noch aussteht. Manche Lager verwenden einen papierbasierten GRN, der am Wareneingang unterzeichnet wird; manche nutzen Barcode-Scans, die einen GRN ausdrucken; manche verwenden einen vom Spediteur erstellten Zustellnachweis (POD), der zugleich als Eingangsbestätigung dient. Die PO-Referenz auf dem GRN kann eine einzelne PO oder eine Liste von POs sein, wenn die Sendung mehrere Bestellungen zusammenfasst. Mengen können in Stück, Kartons, Paletten oder Gewicht angegeben sein und müssen der Maßeinheit der PO entsprechen oder vor dem Drei-Wege-Abgleich umgerechnet werden.

Talonic liefert den GRN als strukturierten Datensatz mit Lieferant und Empfänger, GRN-Nummer, Lieferdatum, PO-Referenz(en) und einem Array auf Positionsebene mit SKU, bestellter Menge (sofern auf dem GRN angegeben), erhaltener Menge, akzeptierter Menge (nach Prüfung), Maßeinheit sowie etwaigen Vermerken zu Beschädigungen oder Fehlmengen. Die Ausgabe wird direkt auf das Wareneingangsobjekt gängiger ERP-Systeme abgebildet, sodass die Kreditorenbuchhaltung Rechnungen gegen den tatsächlichen Wareneingang statt gegen die Bestellung abgleichen kann.