Daten aus Proforma-Rechnungen extrahieren
Eine Proforma-Rechnung ist ein verbindliches Angebot, keine Zahlungsaufforderung. Ein Lieferant stellt sie vor dem Versand der Ware aus, damit der Käufer ein Akkreditiv eröffnen, die Sendung für eine Importlizenz anmelden oder die Gesamtkosten kalkulieren kann, und damit eine Zollbehörde daraus einen deklarierten Wert ablesen kann, bevor die Handelsrechnung existiert. Da sie dem Verkauf vorausgeht statt ihn abzuschließen, trägt eine Proforma-Rechnung ein Gültigkeitsfenster statt eines Fälligkeitsdatums, und der angegebene Betrag bleibt vorläufig, bis die endgültige Rechnung ihn ersetzt. Auch als vorläufiges Dokument folgt eine Proforma-Rechnung dem semantischen Modell von EN 16931, das die europäische Rechnungsstellung regelt. Sie nennt Lieferant und Käufer mit ihren USt-IDs und Postanschriften, legt für jeden Betrag eine ISO 4217-Währung fest, listet die Waren als Rechnungspositionen netto ohne USt auf und schließt mit einer Zwischensumme, einer Summe ohne USt, dem Steuerbetrag und der Bruttosumme ab. Lieferbedingungen erscheinen als Incoterms-Code, da eine CIP-Oslo-Basis und eine FCA-Mannheim-Basis verändern, was der Käufer zusätzlich zur Ware schuldet. Talonic wandelt die Proforma-Rechnung in denselben strukturierten Datensatz um, den eine konforme Rechnung erzeugen würde, sodass Einkauf, Handelsfinanzierung und Zollteams mit typisierten Feldern statt mit einem PDF arbeiten. Ein Angebot von Rheinwerk Antriebstechnik GmbH an Nordic Automation AS, ausgestellt am 2026-07-01 und gültig bis 2026-07-31 in EUR, liefert seine zwei bepreisten Positionen, eine USt.-Aufschlüsselung von 19% und eine Bruttosumme von 42,602.00 EUR, die ein Käufer vor der Buchung der Sendung mit der Bestellung abgleicht.
Was aus Proforma-Rechnungen extrahiert wird
So funktioniert die Extraktion für Proforma-Rechnungen
Proforma-Rechnungen erreichen einen Käufer als Lieferanten-PDFs, Exporte aus Angebotstools und gescannte Anhänge, und kein Lieferant legt sie auf dieselbe Weise an. Talonic klassifiziert das Dokument und bindet es an den in der Field Registry hinterlegten EN 16931-Feldsatz, sodass die Käuferreferenz, die Vertrags- und Bestellreferenzen, der Zahlungsmittelcode und das Gültigkeitsdatum ihren Business Terms zugeordnet werden, unabhängig von der Bezeichnung, die der Lieferant aufgedruckt hat. Positionspreise werden netto nach Abzug etwaiger Positionsrabatte gelesen, jede Position wird ihrer USt-Kategorie und ihrem Satz zugeordnet, und die USt-Aufschlüsselung wird darauf geprüft, ob sie zum Steuerbetrag und zur Bruttosumme aufgeht. Da eine Proforma-Rechnung häufig eine Zollbewertung stützt, werden die deklarierte Währung und die Incoterms-Basis explizit gehalten statt abgeleitet. Konfidenzwerte und Pixel-Region-Provenienz für jedes Feld folgen DIN SPEC 91491 und ermöglichen es einem Handelsfinanzierungs-Analysten, einen Wert bis zur Quellseite zurückzuverfolgen.
Beispielextraktion
Eine Proforma-Rechnung vor Versand mit zwei bepreisten Positionen
{
"document_number": "PF-2026-0417",
"document_date": "2026-07-01",
"expiration_date": "2026-07-31",
"supplier": {
"name": "Rheinwerk Antriebstechnik GmbH",
"tax_id": "DE811457902",
"city": "Mannheim",
"country_code": "DE"
},
"buyer": {
"name": "Nordic Automation AS",
"tax_id": "NO987654321MVA",
"city": "Oslo",
"country_code": "NO"
},
"currency": "EUR",
"purchase_order_reference": "PO-NA-2026-3391",
"delivery_terms": "CIP Oslo (Incoterms 2020)",
"line_items": [
{
"line_id": "1",
"item_name": "Industrial servo motor, 7.5 kW",
"quantity": 40,
"quantity_unit_code": "C62",
"item_net_price": 850,
"line_net_amount": 34000,
"item_vat_category_code": "S",
"item_vat_rate": 19
},
{
"line_id": "2",
"item_name": "Motor mounting bracket set",
"quantity": 40,
"quantity_unit_code": "C62",
"item_net_price": 45,
"line_net_amount": 1800,
"item_vat_category_code": "S",
"item_vat_rate": 19
}
],
"subtotal_amount": 35800,
"total_amount_without_vat": 35800,
"vat_breakdown": [
{
"vat_category_code": "S",
"vat_category_taxable_amount": 35800,
"vat_category_rate": 19,
"vat_category_tax_amount": 6802
}
],
"tax_amount": 6802,
"total_amount": 42602
}Häufig gestellte Fragen
Wodurch unterscheidet sich eine Proforma-Rechnung von einer Handelsrechnung?
Eine Proforma-Rechnung wird vor dem Verkauf ausgestellt, um Preis und Bedingungen zu bestätigen. Sie trägt daher ein Gültigkeitsdatum statt eines Fälligkeitsdatums, und ihr Betrag ist vorläufig, bis die endgültige Rechnung sie ersetzt. Der Feldsatz ist identisch, weshalb die Extraktion sie auf dieselbe EN 16931-Struktur abbildet.
Stimmt die USt-Aufschlüsselung mit den Summen überein?
Ja. Jede Position ist ihrer USt-Kategorie und ihrem Steuersatz zugeordnet, und die USt-Aufschlüsselung wird darauf geprüft, ob sie mit dem Steuerbetrag und dem Bruttogesamtbetrag übereinstimmt. Eine Proforma-Rechnung, deren Positionen nicht mit dem angegebenen Gesamtbetrag übereinstimmen, wird markiert.
Werden Lieferbedingungen und Währung für die Zollnutzung erfasst?
Der Incoterms-Code und die einzelne ISO 4217-Währung werden explizit erfasst, da eine Proforma-Rechnung häufig einer Zollbewertung zugrunde liegt, bei der die Basis, etwa CIP gegenüber FCA, den deklarierten Wert verändert.
Welche Kennungen werden zum Abgleich erfasst?
Die Käuferreferenz, die Bestellreferenz und die Vertragsreferenz werden zusammen mit den USt-IDs von Lieferant und Käufer erfasst, sodass die Proforma-Rechnung der Bestellung zugeordnet werden kann, auf die sie sich bezieht.
Bereit, Daten aus Ihrem eigenen Proforma-Rechnungen zu extrahieren?
Autorenhinweis
Geprüft von Talonic engineering · zuletzt geprüft am 2026-07-06