E-RECHNUNG
E-Rechnung: was deutsche Unternehmen jetzt wissen müssen
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen zu empfangen, und zwischen 2027 und 2028 wird auch deren Ausstellung verpflichtend. Die Regeln stammen aus dem Wachstumschancengesetz und werden über § 14 UStG geregelt. Dieser Hub erklärt die Pflicht in klarer Sprache: was rechtlich als E-Rechnung gilt, wer bis wann was tun muss, wie sich die Formate unterscheiden und was in der Praxis einzurichten ist.
Zuletzt aktualisiert: 11. September 2026
Die E-Rechnung-Leitfäden
Was ist eine E-Rechnung?
Die rechtliche Definition seit 2025, warum ein einfaches PDF nicht mehr ausreicht, und was EN 16931 tatsächlich vorschreibt.
E-Rechnung Pflicht: die Fristen
Wer ab wann E-Rechnungen empfangen und ausstellen muss, die Übergangsregeln 2026/2027, die Schwelle von 800.000 €, Ausnahmen und Sanktionen.
Die Formate: XRechnung, ZUGFeRD, Peppol
Wie die drei Namen zusammenhängen, welche Profile EN 16931 entsprechen und wie Sie für B2G- und B2B-Rechnungsstellung die richtige Wahl treffen.
E-Rechnungen erstellen
Pflichtangaben, Software-Wege, Übertragungsoptionen von E-Mail bis Peppol, Validierung und GoBD-konforme Archivierung.
Was sich geändert hat, in einem Absatz
Bis Ende 2024 bedeutete elektronische Rechnung fast jede digitale Rechnung, einschließlich eines PDFs im E-Mail-Anhang. Das Wachstumschancengesetz vom März 2024 hat § 14 UStG neu gefasst: Seit dem 1. Januar 2025 ist eine elektronische Rechnung nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht (oder einem vereinbarten interoperablen Format), und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Alles andere, einschließlich Papier und gewöhnlicher PDFs, gilt rechtlich nun als sonstige Rechnung, eine "andere Rechnung".
Die praktische Konsequenz kommt in zwei Wellen. Die Empfangspflicht gilt bereits: Seit Januar 2025 kann jedes Unternehmen Ihnen eine konforme E-Rechnung senden, und Sie müssen in der Lage sein, diese zu empfangen und zu verarbeiten. Ein gewöhnliches E-Mail-Postfach genügt laut Bundesministerium der Finanzen (BMF). Die Ausstellungspflicht folgt schrittweise: Übergangsregeln erlauben Unternehmen, mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2026 weiterhin Papier oder PDF zu versenden (kleine Unternehmen bis Ende 2027), und ab dem 1. Januar 2028 sind strukturierte E-Rechnungen für im Wesentlichen die gesamte inländische B2B-Rechnungsstellung verpflichtend.
Der Zeitplan im Überblick
Die wichtigen Termine aus § 27 Abs. 38 UStG und den BMF-Vorgaben:
Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise im Personenverkehr, steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Rechnungen an Verbraucher sowie, nur für die Ausstellungspflicht, Kleinunternehmer. Der Fristen-Leitfaden deckt jeden Fall ab.
Warum die Pflicht besteht
Deutschland führt die E-Rechnung nicht um ihrer selbst willen ein. Das strukturierte Format ist die Voraussetzung für ein späteres transaktionsbasiertes Meldesystem zur Umsatzsteuer, das Umsatzsteuerbetrug eindämmen soll, und es bringt Deutschland in Einklang mit dem ViDA-Paket der EU (VAT in the Digital Age), das im März 2025 verabschiedet wurde und die digitale Meldung grenzüberschreitender B2B-Transaktionen ab Juli 2030 verpflichtend macht. Unternehmen, die 2025 bis 2027 als Projekt zur Datenqualität behandeln, nicht nur als Formatprojekt, haben den leichteren Weg in diese Meldewelt.
Es gibt auch ein einfaches Effizienzargument: Eine strukturierte Rechnung kann validiert, mit Bestellungen abgeglichen, gebucht und archiviert werden, ohne dass jemand Beträge erneut eintippt. Die Pflicht zwingt die Eingangsseite der Kreditorenbuchhaltung dazu, maschinenlesbar zu werden, genau die Eigenschaft, die Automatisierung erst ermöglicht.
Was Sie praktisch einrichten müssen
Das minimal nötige Compliance-Setup für die meisten Unternehmen:
- Ein Empfangskanal. Ein E-Mail-Postfach, das ausschließlich für Rechnungen genutzt wird, reicht rechtlich für den Empfang aus. Stellen Sie sicher, dass eingehende XML-Dateien tatsächlich in Ihrem Buchhaltungsprozess ankommen, statt in einem gemeinsam genutzten Postfach zu versanden.
- Eine Möglichkeit, strukturierte Formate zu lesen. Eine XRechnung ist eine XML-Datei; eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF mit eingebettetem XML, wobei laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 der strukturierte Teil rechtlich maßgeblich ist. Ihr Prozess muss das XML lesen, nicht nur die für Menschen lesbare Ebene.
- Ein Ausstellungsplan vor Ihrer Frist. Prüfen Sie, was Ihr ERP- oder Rechnungssystem bereits unterstützt; die meisten gängigen deutschen Systeme haben XRechnung- und ZUGFeRD-Export ergänzt. Legen Sie Format und Übertragungsweg je Kundensegment fest.
- GoBD-konforme Archivierung. Rechnungen müssen acht Jahre lang aufbewahrt werden, wobei der strukturierte Teil unverändert im Originalformat erhalten bleiben muss.
- Ein Plan für die Übergangsjahre. Bis 2028 werden in Ihrem Posteingang rechtlich Papierscans, PDFs und strukturierte E-Rechnungen nebeneinander eintreffen. Die Verarbeitung all dessen in ein einheitliches Schema ist der Punkt, an dem der größte operative Aufwand liegt.
E-Rechnungen in der Praxis verarbeiten
Über Formate zu lesen ist die eine Sache, ein Kreditorenposteingang voller solcher Formate die andere. Zwei kostenlose Ressourcen und ein Weg für den Produktivbetrieb:
- Peppol e-Invoice Extractor: Verkäufer, Käufer, Positionen, USt-Aufschlüsselung und Summen kostenlos im Browser aus einer E-Rechnung extrahieren
- Peppol-E-Rechnungs-Extraktionsleitfaden: das Feldmodell EN 16931 (Business Terms) Feld für Feld erklärt
- Rechnungsverarbeitung mit Schemavalidierung: XRechnung, ZUGFeRD, Peppol-Rechnungen, PDFs und Papierscans in ein validiertes Ausgabeschema überführen, mit Konfidenz und Herkunftsnachweis für jeden Wert
Häufig gestellte Fragen
Gilt die E-Rechnungspflicht für mein Unternehmen?+
Wenn Sie ein in Deutschland ansässiges Unternehmen sind und andere Unternehmen in Deutschland in Rechnung stellen, ja: Sie mussten seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, und je nach Umsatz müssen Sie diese ab 2027 oder 2028 ausstellen. Rechnungen an Verbraucher (B2C) sind nicht betroffen, und bestimmte Rechnungsarten sind ausgenommen.
Ist eine PDF-Rechnung noch zulässig?+
Während der Übergangszeit ja, mit Zustimmung des Empfängers: bis Ende 2026 für alle und bis Ende 2027 für Unternehmen, deren Vorjahresumsatz 800.000 € nicht überschritten hat. Rechtlich gilt ein PDF nun jedoch als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung, und ab 2028 sind strukturierte Formate für die inländische B2B-Rechnungsstellung vorgeschrieben.
Was benötige ich, um E-Rechnungen zu empfangen?+
Formal sehr wenig: Das BMF erklärt, dass ein E-Mail-Postfach ausreicht. Operativ benötigen Sie eine Möglichkeit, das strukturierte XML (XRechnung) oder das eingebettete XML in Hybridformaten (ZUGFeRD) zu öffnen und zu verarbeiten, sowie einen Archivierungsprozess, der die strukturierten Daten acht Jahre lang unverändert bewahrt.
Welches Format sollte ich verwenden: XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol?+
Alle drei Wege können konform sein, da sie alle auf EN 16931 aufbauen. XRechnung ist der reine XML-Standard, der bei deutschen Rechnungen an die öffentliche Hand (B2G) vorgeschrieben ist; ZUGFeRD bettet dieselbe Art strukturierter Daten in ein lesbares PDF ein, was den Übergang mit kleineren Partnern erleichtert; Peppol ist ein Übertragungsnetzwerk, dessen Format BIS Billing 3.0 ebenfalls konform ist. Der Formate-Leitfaden vergleicht sie im Detail.
Was passiert, wenn ich die Pflicht ignoriere?+
Sobald die Ausstellungspflicht für Sie gilt, stellt das vorsätzliche oder leichtfertige Nichtausstellen einer erforderlichen Rechnung oder eine verspätete Ausstellung eine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG dar, mit Bußgeldern von bis zu 5.000 € pro Fall. Auf der Empfängerseite weisen Steuerberater zudem auf ein praktisches Risiko beim Vorsteuerabzug hin, wenn erforderliche E-Rechnungen fehlen. Betrachten Sie das als Grund für saubere Prozesse, nicht als gefestigte Rechtsprechung.
Quellen
Primärquellen, zuletzt geprüft im September 2026. Gesetzestexte und BMF-Veröffentlichungen sind maßgeblich; stützt sich eine Aussage auf das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, wird dies im Text angegeben.
- § 14 UStG (Definition von elektronische Rechnung und sonstige Rechnung)
- § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelungen 2026 bis 2028)
- BMF: FAQ zur E-Rechnung (Empfangspflicht, E-Mail-Postfach, Ausnahmen, Aufbewahrung)
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024: Einführung der verpflichtenden E-Rechnung
- Rat der EU: ViDA-Paket verabschiedet am 11. März 2025
Dieser Leitfaden bietet allgemeine Informationen für Unternehmen, zusammengestellt aus den zitierten amtlichen Quellen. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar; wenden Sie sich für Entscheidungen zu Ihren eigenen Pflichten an Ihren Steuerberater.
Ein Posteingang, jedes Rechnungsformat, ein Schema
Die Pflicht macht strukturierte Formate zur Norm, doch Ihre Kreditorenbuchhaltung wird noch jahrelang neben XRechnung und ZUGFeRD auch Papierscans und einfache PDFs erhalten. Talonic normalisiert diesen gemischten Zustrom in eine schemavalidierte Ausgabe: typisierte Felder, ein Konfidenzwert und ein Herkunftsnachweis für jeden Wert, verarbeitet auf EU-Infrastruktur in Deutschland. Senden Sie eine Beispielcharge und prüfen Sie das Ergebnis Feld für Feld.