Daten aus Angebots- und Ausschreibungseinreichungen extrahieren

Eine Angebotseinreichung ist die strukturierte Antwort eines Lieferanten auf eine Ausschreibung, und hinter ihrem Deckblatt steckt ein Dokument, das sich fast eins zu eins auf die OASIS UBL 2.1 Order- und Quotation-Modelle sowie die X12 850-Segmente abbilden lässt, die Beschaffungssysteme sprechen. Der Kopfbereich enthält eine Angebotsnummer (die UBL cbc:ID, die X12 BEG03), ein Ausstellungsdatum (BEG05), den Bieter und den Käufer mit ihren Adressen und Kontakten sowie die RFQ- oder Ausschreibungsnummer, auf die sich das Angebot bezieht. Der Hauptteil ist ein bepreistes Positionsarray: Für jeden Artikel eine Positionsnummer, ein Artikelcode, eine Beschreibung, eine Menge, ein Einzelpreis und ein Positionsgesamtbetrag, dazu Steuer und ein optionales Lieferdatum je Position. E-Procurement-Teams und das ERP-System des Käufers benötigen dieses Dokument als Felder, nicht als gescannte Seite, damit ein Angebot neben fünfzehn anderen auf derselben Achse verarbeitet werden kann. Die Lücke besteht darin, dass Lieferanten eine Ausschreibung so beantworten, wie es ihr Vertriebssystem eben ausdruckt, während der Käufer UBL-förmige Daten will. Ein Bieter kalkuliert pro Position, ein anderer hängt einen separaten Preisplan an, und ein dritter formuliert die Lieferbedingungen als Freitext neben der Lieferadresse. Die Lieferbedingungen enthalten einen Incoterm und einen benannten Ort (FOB Hamburg, CIF Rotterdam), die Zahlungsbedingungen und ein Zahlungsmittel-Code geben an, wie der Lieferant bezahlt werden möchte, und ein Enddatum der Gültigkeitsdauer legt fest, wie lange der angebotene Preis gilt. Zertifizierungen wie eine ISO 9001-Registrierung erscheinen als Qualifikationsliste mit Ausstellungs- und Ablaufdatum, und ein Zielland sowie eine Kostenstelle werden für Zoll und interne Kodierung angehängt. Nichts davon ist auf der Seite standardisiert, obwohl das Ziel-Datenmodell es ist. Geben Sie das Angebot an Talonic, und der Kopfbereich, die bepreisten Positionen, die Liefer- und Zahlungsbedingungen, die Gültigkeitsdauer und die Qualifikationen kommen als strukturierte Felder zurück, die an die UBL-Elementnamen angelehnt sind. Eine Einreichung vom 2026-05-12 der Baumann Fertigung GmbH als Antwort auf RFQ 2026-114, mit einem Angebot von EUR 51,000.00 über zwei Positionen zuzüglich EUR 9,690.00 bei 19% MwSt. für eine Gesamtsumme von EUR 60,690.00, gültig bis 2026-08-10 zu DAP Munich-Bedingungen, wird in ein E-Procurement-System als vergleichbare Daten geladen. Positionssummen addieren sich zur Positions-Zwischensumme, die Steuer wird zum Zahlbetrag hinzugerechnet, und jede Zertifizierung trägt ihre eigenen Daten, sodass ein Käufer mit strukturierten Feldern arbeitet, statt PDFs durchzublättern. Talonic erfasst, was das Angebot angibt, und bildet es auf das Datenmodell ab. Wie das Angebot bewertet wird, ist die Entscheidung des Käufers.

Was aus Angebots- und Ausschreibungseinreichungen extrahiert wird

So funktioniert die Extraktion für Angebots- und Ausschreibungseinreichungen

Angebote gehen als Lieferanten-PDFs, E-Procurement-Portal-Exporte und gelegentlich als auf Papier zurückgedrucktes EDI ein, wobei die Preisgranularität sich jeweils unterscheidet. Talonic klassifiziert die Einreichung und ordnet sie dem Bestellmodell in der Field Registry zu, wobei der Kopf vom Array der bepreisten Zeilen, den Liefer- und Zahlungsbedingungen sowie den Qualifikationen getrennt wird. Artikelcodes, Mengen, Einzelpreise und Zeilensummen werden je Zeile typisiert und darauf geprüft, ob sie mit der Zeilensumme netto übereinstimmen. Die Steuer wird addiert, um den Zahlbetrag zu erreichen, Incoterms und ihr genannter Ort werden wie angegeben eingelesen, und das Enddatum der Gültigkeitsdauer wird als Datum geparst. Zertifizierungen werden als Liste mit Ausstellungs- und Ablaufdaten zurückgegeben. Jeder Wert wird mit einem Konfidenzwert und einem Pixel-Bereichszeiger gemäß DIN SPEC 91491 zurückgegeben, sodass ein Einkaufsanalyst einen Einzelpreis oder ein Gültigkeitsdatum gegen das Quellangebot prüfen kann, bevor es in die Bewertung eingeht.

Beispielextraktion

Ein zweizeiliges Angebot als Antwort auf eine öffentliche Ausschreibung, bepreist in EUR mit 19% MwSt.

{
  "document_number": "BID-2026-0417",
  "document_date": "2026-05-12",
  "tenderer.name": "Baumann Fertigung GmbH",
  "buyer.name": "Stadtwerke Muenchen",
  "procurement.rfq_number": "RFQ 2026-114",
  "currency": "EUR",
  "line_extension_total": 51000,
  "tax_amount": 9690,
  "total_amount": 60690,
  "delivery_terms": "DAP",
  "delivery_terms_location": "Munich",
  "validity_period_end_date": "2026-08-10",
  "note": "Lines 37,000.00 + 14,000.00 = 51,000.00; +19% VAT 9,690.00 = 60,690.00",
  "bid_items": [
    {
      "line_number": "1",
      "item_code": "TRF-630",
      "item_description": "Medium-voltage transformer, 630 kVA",
      "quantity": 20,
      "unit_price": 1850,
      "line_amount": 37000
    },
    {
      "line_number": "2",
      "item_code": "INSTALL",
      "item_description": "Installation and commissioning",
      "quantity": 1,
      "unit_price": 14000,
      "line_amount": 14000
    }
  ],
  "qualifications": [
    {
      "certification_name": "ISO 9001:2015",
      "issue_date": "2024-03-01",
      "expiry_date": "2027-03-01"
    }
  ]
}

Häufig gestellte Fragen