Daten aus HOA-Dokumente extrahieren

HOA- und Strata-Dokumente sind das Regelwerk und die Buchführung einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Der Satz umfasst in der Regel die eingetragenen CC&Rs (Covenants, Conditions and Restrictions), die Satzung, die vom Board beschlossenen Regeln und die Umlagebescheide, und zusammen legen sie fest, was ein Eigentümer bauen darf, wo er parken darf, welche Haustiere er halten darf und was er monatlich zahlen muss. Ein Käufer im Escrow-Verfahren, ein Hypothekengeber und ein Property Manager, der ein Portfolio von Gemeinschaften übernimmt, müssen sie alle lesen, denn eine Beschränkung oder eine ausstehende Sonderumlage, die erst nach Abschluss entdeckt wird, ist ein Streit, der nur auf seinen Ausbruch wartet. Die Larkspur Ridge Homeowners Association verwaltet 248 Einheiten unter ihren eingetragenen CC&Rs. Diesen Dokumenten liegt kein einheitlicher Standard zugrunde, sodass eine kalifornische Vereinigung unter dem Davis-Stirling Act (Civil Code 4000) völlig anders aussieht als eine Strata Corporation in British Columbia unter dem Strata Property Act, und beide unterscheiden sich wiederum von einer Condominium-Declaration aus Florida. Die Beschränkungen gliedern sich in Kategorien wie baulich, Nutzung, Tierhaltung, gewerblich, äußeres Erscheinungsbild und Parken, und die Gebühren gliedern sich in eigene Kategorien wie Instandhaltungsgebühren, Rücklagenbeiträge, Sonderumlagen und Verbesserungskosten. Die eingetragenen CC&Rs tragen ein record_date und eine Änderungshistorie, während die Board-Regeln mit ihrer Verabschiedung wirksam werden, ohne eingetragen zu werden. Eine monatliche Instandhaltungsgebühr von 385 USD und eine einmalige Sonderumlage von 1,200,000 USD für ein Dachsanierungs-Rücklagenprojekt sind unterschiedliche fee_type-Einträge, die ein Leser nicht verwechseln darf. Talonic liest das Dokument aus und gibt hoa_name, document_type, governing_law, monthly_fee und fee_type als Felder zurück, mit covenants_restrictions, amendments, fees_assessments und board_members als Tabellen. Eine CC&R-Beschränkung zu Außenanstrichfarben, eine Parkregel, die jede Einheit auf zwei Fahrzeuge begrenzt, und eine Sonderumlage landen jeweils in einer eigenen Zeile mit einem effective_date, das als ISO 8601 geparst wird. Geldbeträge werden als Zahlen in USD typisiert, und die Anzahl von 248 Einheiten sowie die Registrierungsnummer werden für den Gemeinschaftsdatensatz erfasst. Talonic strukturiert das Dokument wie geschrieben und trifft keine Entscheidung darüber, ob ein Covenant gegenüber einem bestimmten Eigentümer durchsetzbar ist.

Was aus HOA-Dokumente extrahiert wird

So funktioniert die Extraktion für HOA-Dokumente

HOA- und Strata-Dokumente kommen als eingetragene CC&R-Hefte, Sitzungsunterlagen des Vorstands und Umlagebescheide an, ohne einheitliches Layout über Rechtsräume hinweg. Talonic klassifiziert das Dokument und ordnet es dem Schema für Gemeinschaftsverwaltung im Field Registry zu, wobei die eingetragenen Covenants von den vom Vorstand beschlossenen Regeln und dem Umlagenregister getrennt werden, sodass hoa_name, document_type, restriction_type, monthly_fee und fee_type jeweils als Feld aufgelöst werden, während covenants_restrictions, fees_assessments, amendments und board_members als Tabellen zurückgegeben werden. Jede Beschränkung wird mit ihrer Kategorie gekennzeichnet, baulich, Nutzung, Tiere, gewerblich, Fassade oder Parken, und jede Gebühr mit ihrer Art, sodass eine monatliche Instandhaltungsgebühr von 385 USD nie mit einer Sonderumlage von 1,200,000 USD vermischt wird. Beträge werden als Zahlen in USD typisiert, record_date, effective_date und approval_date werden nach ISO 8601 geparst, und jeder Wert wird mit einem Konfidenzwert und einem Pixel-Bereichsverweis gemäß DIN SPEC 91491 zurückgegeben, sodass der Vertreter eines Käufers eine Beschränkung anhand der eingetragenen Seite prüfen kann. Talonic erfasst den geltenden Text wie geschrieben und entscheidet nicht, ob ein Covenant für einen bestimmten Eigentümer bindend ist.

Beispielextraktion

Ein eingetragenes CC&R-Dokument mit einer Sonderumlage und einer Änderung

{
  "document_number": "CCR-LR-2019-0415",
  "document_date": "2019-04-15",
  "document_type": "ccrs",
  "property.address": "1 Larkspur Ridge Dr",
  "property.city": "Roseville",
  "property.state": "CA",
  "property.zip_code": "95661",
  "property.country": "USA",
  "hoa_name": "Larkspur Ridge Homeowners Association",
  "hoa_registration_number": "C-2288041",
  "total_units": 248,
  "governing_law": "California Davis-Stirling Act (Civil Code 4000)",
  "effective_date": "2019-05-01",
  "approval_date": "2019-04-10",
  "record_date": "2019-04-15",
  "monthly_fee": 385,
  "fee_type": "maintenance",
  "total_amount": 1200000,
  "currency": "USD",
  "signatory.name": "Gregory Hahn",
  "signatory.title": "Board President",
  "covenants_restrictions": [
    {
      "covenant_id": "CR-1",
      "restriction_type": "exterior",
      "restriction_description": "Exterior paint limited to the approved earth-tone palette; changes require Architectural Committee approval",
      "effective_date": "2019-05-01",
      "expiration_date": null
    },
    {
      "covenant_id": "CR-2",
      "restriction_type": "parking",
      "restriction_description": "No more than two vehicles per unit; no commercial vehicles or RVs in driveways overnight",
      "effective_date": "2019-05-01",
      "expiration_date": null
    }
  ],
  "fees_assessments": [
    {
      "fee_id": "F-1",
      "fee_type": "maintenance",
      "monthly_fee": 385,
      "total_amount": 4620,
      "currency": "USD",
      "effective_date": "2026-01-01",
      "due_date": null
    },
    {
      "fee_id": "F-2",
      "fee_type": "special",
      "monthly_fee": null,
      "total_amount": 1200000,
      "currency": "USD",
      "effective_date": "2026-07-01",
      "due_date": "2026-09-30"
    }
  ],
  "amendments": [
    {
      "amendment_number": "A-3",
      "amendment_date": "2024-06-18",
      "amendment_description": "Added a short-term rental restriction limiting leases to a 30-day minimum",
      "effective_date": "2024-07-01"
    }
  ],
  "board_members": [
    {
      "member_id": "B-1",
      "member_name": "Gregory Hahn",
      "title": "President",
      "term_start_date": "2025-01-01",
      "term_end_date": "2026-12-31"
    }
  ]
}

Häufig gestellte Fragen