Daten aus Formular I-9 Dokumente extrahieren

Jeder US-Arbeitgeber muss nachweisen, dass ein neuer Mitarbeiter legal arbeiten darf, und das USCIS Form I-9 ist der Nachweis, dass dies geschehen ist. HR-Teams füllen für jeden Mitarbeiter eines aus und bewahren es zur Prüfung auf, und ein Unternehmen, das jährlich 300 Personen onboardet, sammelt eine Schublade voller Formulare an, die eine Prüfung durch Immigration and Customs Enforcement innerhalb von drei Tagen einfordern kann. Das Formular besteht aus zwei Teilen: Section 1, die der Mitarbeiter mit Name, Geburtsdatum und Bestätigung des Staatsbürgerschafts- oder Arbeitserlaubnisstatus ausfüllt, und Section 2, die der Arbeitgeber ausfüllt, indem er die Identitäts- und Arbeitserlaubnisdokumente erfasst, die der Mitarbeiter vorgelegt hat, aus List A oder einer Kombination aus List B und List C. Der schwierige Teil ist die Dokumentlogik und die Fristenregelung. Section 2 akzeptiert entweder ein Dokument aus List A (etwa einen US-Reisepass, der sowohl Identität als auch Arbeitserlaubnis nachweist) oder ein Identitätsdokument aus List B plus ein Arbeitserlaubnisdokument aus List C, und ein gültiges I-9 darf diese nicht falsch kombinieren. Jedes vorgelegte Dokument wird mit Titel, ausstellender Behörde, Nummer und Ablaufdatum erfasst, und eine ablaufende Arbeitserlaubnis löst eine erneute Verifizierung aus. Das Formular unterliegt strengen Fristen: Section 1 bis zum ersten Arbeitstag, Section 2 innerhalb von drei Werktagen, und ein verpasster Termin ist der häufigste Prüfungsbefund. Die Version des Formulars ist relevant, da USCIS ältere Ausgaben ungültig macht. Talonic liest das Form I-9 und liefert die Section-1-Bestätigung des Mitarbeiters, den Staatsbürgerschafts- oder Arbeitserlaubnisstatus sowie die Section-2-Dokumente mit ihrer Listenkategorie, Nummern und Ablaufdaten. Ein HR-Team prüft die Beschäftigungsberechtigung und markiert Termine zur erneuten Verifizierung anhand strukturierter Daten, statt jedes Formular einzeln zu lesen. Ein am 2026-06-09 ausgefülltes I-9, dessen Section 2 am 2026-06-11 von einem US-Arbeitgeber abgeschlossen wurde, erfasst für die Prüfungsakte eine von USCIS ausgestellte Permanent Resident Card, die am 2031-03-14 abläuft.

Was aus Formular I-9 Dokumente extrahiert wird

So funktioniert die Extraktion für Formular I-9 Dokumente

Form-I-9-Datensätze kommen als Portal-PDFs, unterschriebene Ausdrucke und Scans an, und HR bewahrt sie zur Prüfung auf, statt sie weiterzuverarbeiten. Talonic liest das Formular und ordnet es dem Schema zur Beschäftigungsberechtigung im Field Registry zu, das die Section-1-Bestätigung des Mitarbeiters vom Section-2-Dokumentennachweis des Arbeitgebers trennt. Der Staatsbürgerschafts- oder Arbeitserlaubnisstatus wird aus Section 1 erfasst, und die Section-2-Dokumente werden mit ihrer Listenkategorie (List A oder List B plus List C), Titel, ausstellender Behörde, Nummer und Ablaufdatum erfasst. Die Logik von List A gegenüber List B und C wird geprüft, sodass eine ungültige Kombination markiert wird. Ablaufdaten werden angezeigt, sodass eine ablaufende Arbeitserlaubnis eine erneute Verifizierung auslöst, und die Abschlussdaten von Section 1 und Section 2 werden gegen die Fristen des ersten Arbeitstags und der drei Werktage geprüft. Jeder Wert wird mit einem Konfidenzwert und einer Pixel-Region-Herkunft gemäß DIN SPEC 91491 Konformität zurückgegeben, sodass ein HR-Prüfer einen Dokumenteintrag gegen das Ausgangsformular verifizieren kann.

Beispielextraktion

Ein ausgefülltes USCIS Form I-9 mit einem List-A-Dokument

{
  "employee_name": "Lukas Bauer",
  "date_of_birth": "1990-03-14",
  "citizenship_status": "lawful_permanent_resident",
  "section2_documents": [
    {
      "list": "A",
      "title": "Permanent Resident Card",
      "issuing_authority": "USCIS",
      "number": "MSC2090000000",
      "expiration_date": "2031-03-14"
    }
  ],
  "section1_completed": "2026-06-09",
  "section2_completed": "2026-06-11",
  "reverification_required": false
}

Häufig gestellte Fragen