Daten aus Sitzungsprotokoll extrahieren

Sitzungsprotokolle sind die offizielle Aufzeichnung dessen, was eine Gruppe entschieden hat und wer sich verpflichtet hat, was als Nächstes zu tun ist. Für einen Unternehmensvorstand, einen Ausschuss oder eine Projektlenkungsgruppe sind sie das Dokument, das eine Organisation auf Verlangen vorlegen können muss. Ein Company Secretary, der die Unterlagen für die nächste Vorstandssitzung von Cedar Ridge Holdings vorbereitet, ein Prüfer, der überprüft, ob das Audit Committee eine Transaktion mit nahestehenden Personen genehmigt hat, und ein Programmmanager, der Aufgaben aus einem wöchentlichen Stand-up nachverfolgt, lesen Protokolle alle nach derselben Struktur: wer anwesend war, was auf der Tagesordnung stand, was entschieden wurde und welche Aufgabe jede Person mit welchem Fälligkeitsdatum übernimmt. Protokolle, die am 2026-05-16 für eine am 2026-05-14 abgehaltene Sitzung ausgestellt wurden, haben unter Governance-Gremien wie dem Remuneration Committee und dem Audit Committee Gewicht, kommen aber meist als frei formulierte Dokumente an, die niemand abfragen kann. Die Struktur ist einheitlich, auch wenn der Text es nicht ist. Ein Protokoll nennt Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung, listet Teilnehmer und Entschuldigungen auf, hält die Tagesordnung in ihrer Reihenfolge fest, erfasst die Beschlüsse und etwaige Abstimmungen und endet mit einem Aufgabenregister aus Aufgaben, Verantwortlichen und Zielterminen. Wiederkehrende Gremien verweisen auf frühere Protokolle, sodass ein Beschluss im aktuellen Protokoll einen am 2026-02-12 protokollierten Beschluss ändern kann. Nach den Aufbewahrungsregeln von Companies House muss ein Unternehmen Protokolle von Vorstandssitzungen und Beschlüssen der Gesellschafter aufbewahren, weshalb sowohl die Aufbewahrung als auch die Genauigkeit wichtig sind. Aufgabenpunkte sind der Teil, den man am häufigsten weiterverwendet, denn ein Verantwortlicher wie Sarah Mitchell mit einer am 2026-05-28 fälligen Aufgabe muss in einem Tracker auftauchen, statt in einem Absatz verborgen zu bleiben. Talonic liest das Protokoll und gibt die Sitzungsmetadaten, die Teilnehmerliste, die Tagesordnung, die Beschlüsse und das Aufgabenregister als strukturierte Felder und Tabellen aus. Eine Daniel Okafor zugewiesene Aufgabe, fällig am 2026-06-04, mit dem Status in Bearbeitung, kommt als eigene Zeile zurück, sodass ein Governance- oder Projektteam mit einer aktuellen Aufgabenliste arbeitet, statt das Dokument erneut zu lesen.

Was aus Sitzungsprotokoll extrahiert wird

So funktioniert die Extraktion für Sitzungsprotokoll

Protokolle entstehen in Microsoft Word und Google Docs, werden aus Board-Portalen wie Diligent und BoardEffect exportiert und aus unterschriebenen Kopien eingescannt. Überschriften, Nummerierung und Tabellenstile unterscheiden sich daher von Schriftführer zu Schriftführer. Talonic liest das Dokument und ordnet es dem Protokoll-Schema in der Field Registry zu, das die Sitzungsmetadaten von der Teilnehmerliste, der Tagesordnung, den Beschlüssen und dem Maßnahmenregister trennt, statt das Protokoll als einen Fließtextblock zu behandeln. Anwesende und Entschuldigte werden in eigene Tabellen aufgeteilt, jeder Tagesordnungspunkt behält seine Reihenfolge und vortragende Person, und jede Maßnahme wird mit zuständiger Person, Fälligkeitsdatum und Status erfasst, sodass sie in einen Tracker einfließen kann. Ein Beschluss, der einen früheren Beschluss ändert, wird mit der Sitzung verknüpft, auf die er sich bezieht. Da Protokolle als Governance-Dokument aufbewahrt und auf Anfrage vorgelegt werden müssen, erhält jeder erfasste Wert einen Konfidenzwert und einen Pixel-Bereichszeiger gemäß DIN SPEC 91491-Konformität, sodass eine Schriftführerin oder ein Prüfer einen Teilnehmer oder einen Beschluss gegen die unterschriebene Quelle verifizieren kann.

Beispielextraktion

Unterschriebenes Protokoll einer quartalsweisen Vorstandssitzung mit Maßnahmenregister

{
  "subject": "Q2 Board of Directors Meeting",
  "meeting_date": "2026-05-14",
  "meeting_time": "14:00 CET",
  "meeting_location": "Cedar Ridge HQ, Conference Room A",
  "organizer.name": "Sarah Mitchell",
  "prepared_by": "Marcus Lee",
  "attendees": [
    {
      "name": "Sarah Mitchell",
      "role": "Chair",
      "department": "Board"
    },
    {
      "name": "Daniel Okafor",
      "role": "Director",
      "department": "Board"
    },
    {
      "name": "Priya Raman",
      "role": "CFO",
      "department": "Finance"
    },
    {
      "name": "Marcus Lee",
      "role": "Company Secretary",
      "department": "Legal"
    },
    {
      "name": "Lukas Bauer",
      "role": "Non-Executive Director",
      "department": "Board"
    }
  ],
  "absent_attendees": [
    {
      "name": "Elena Rossi",
      "reason": "Apologies, travel"
    },
    {
      "name": "Tomas Herrera",
      "reason": "Apologies"
    }
  ],
  "attendee_count": 5,
  "absent_count": 2,
  "invited_count": 7,
  "quorum_met": true,
  "decisions": [
    {
      "sequence": 1,
      "description": "Approved the FY2025 audited accounts",
      "votes_for": 5,
      "votes_against": 0,
      "abstentions": 0
    }
  ],
  "action_items": [
    {
      "description": "Circulate the revised capex plan",
      "assigned_to": "Daniel Okafor",
      "due_date": "2026-06-04",
      "status": "in_progress"
    }
  ],
  "next_meeting_date": "2026-06-11"
}

Häufig gestellte Fragen