Daten aus Lohnjournale extrahieren

Ein Lohnjournal ist die einseitige Zusammenfassung des Arbeitgebers für einen einzelnen Zahlungslauf. Während eine Lohnabrechnung einem Mitarbeiter zugeordnet ist und dessen Brutto, Abzüge und Jahressummen zeigt, listet das Journal alle im Zeitraum bezahlten Mitarbeiter nebeneinander auf, mit einer Spalte für den Bruttolohn, je einer für jede Steuer und jeden Abzug, und einer für den Nettobetrag, der auf jedem Bankkonto ankommt. Lohnbuchhaltungs- und Finanzteams nutzen es, um die Buchung des Zahlungslaufs zu erfassen, die Direktüberweisungsdatei zu finanzieren und die Summen vor Auszahlung abzustimmen. Ein Prüfer nutzt es, um den Lohnaufwand mit dem Hauptbuch abzugleichen. Die Journalsumme ist die Zahl, die alle prüfen, denn sie muss der Summe der Nettolöhne entsprechen. Die Berechnung läuft sowohl über jede Zeile als auch jede Spalte. Für den Zeitraum bis zum 2026-06-30 zahlt Cedar & Vine Hospitality LLC drei Personen: Bruttolohn von 2.600,00, 3.200,00 und 4.400,00 USD, insgesamt 10.200,00 USD. Die gesetzlichen Abzüge folgen festen Sätzen, Social Security mit 6,2% und Medicare mit 1,45%, sodass bei der Person mit 4.400,00 USD Verdienst 272,80 USD und 63,80 USD für diese beiden Positionen einbehalten werden, daneben stehen die Bundes- und Landeseinkommensteuerabzüge. Gesamtabzüge von 614,90, 788,80 und 1.172,60 USD ergeben Nettolöhne von 1.985,10, 2.411,20 und 3.227,40 USD, die zusammen eine Journalsumme von 7.623,70 USD ergeben, genau die 10.200,00 USD Brutto abzüglich der 2.576,30 USD einbehaltenen Beträge. Eine Steuerübersicht fasst dieselben Abzüge nach Art über alle drei Mitarbeiter zusammen. Talonic liest das Journal und liefert Arbeitgeber, Abrechnungszeitraum, Zahlungsdatum und Journalsumme als Felder, während die einzelnen Lohneinträge je Mitarbeiter, die Abzüge und die Steuerübersicht als Tabellen erhalten bleiben. Die Nettolöhne werden summiert und gegen die Journalsumme geprüft, sodass die Summe von 7.623,70 USD auf Übereinstimmung verifiziert statt einfach übernommen wird. Ein am 2026-06-30 erstelltes Journal für Cedar & Vine Hospitality LLC, das den Zeitraum 2026-06-16 bis 2026-06-30 abdeckt und am 2026-07-03 per ACH ausgezahlt wird, lädt in ein Buchhaltungssystem, sodass die Buchung des Zahlungslaufs und die Steuerverbindlichkeiten als Felder statt als neu abgetipptes Raster vorliegen. Talonic erfasst die Zahlen wie angegeben und berechnet weder die Lohnabrechnung noch reicht es die zugehörigen Erklärungen ein.

Was aus Lohnjournale extrahiert wird

So funktioniert die Extraktion für Lohnjournale

Lohnjournale stammen aus Plattformen wie ADP, Gusto, Paychex und Workday als Periodenzusammenfassungen, wobei sich die Spaltenreihenfolge von Bezügen, Steuern und Abzügen von System zu System unterscheidet. Talonic klassifiziert das Journal und ordnet es dem Payroll-Schema in der Field Registry zu, das Kopfzeile, Arbeitgeber, Abrechnungszeitraum, Zahlungsdatum und Währung von den Detailangaben pro Mitarbeiter trennt. Die Lohnpositionen werden als Tabelle mit Mitarbeiter-ID, Name, Abteilung, Bruttolohn, Stunden, Gesamtabzügen und Nettolohn je Mitarbeiter zurückgegeben, die Mitarbeiterabzüge als Tabelle mit Art und Betrag, und die Steuerzusammenfassung als Tabelle, die Bundessteuer, Landessteuer, Social Security und Medicare nach Art aufrollt, mit der Anzahl der jeweils betroffenen Mitarbeiter. Gesetzliche Positionen werden namentlich erkannt, sodass Social Security mit 6.2% und Medicare mit 1.45% nicht mit freiwilligen Zusatzleistungsabzügen vermischt werden. Die Journalsumme wird auf zwei Wegen abgeglichen: Die Nettolöhne werden addiert und gegen die gedruckte Summe geprüft, und Brutto abzüglich Gesamtabzüge wird gegen denselben Wert geprüft, sodass eine Summe von 7,623.70 USD entweder aufgeht oder markiert wird. Jeder Wert trägt einen Konfidenzwert und einen Pixelbereichs-Verweis gemäß DIN SPEC 91491, sodass ein Payroll-Prüfer einen Nettobetrag gegen das Quelljournal verifizieren kann. Talonic gibt den Lauf wie gedruckt wieder und berechnet die Lohnabrechnung nicht neu und reicht auch keine Erklärungen ein.

Beispielextraktion

Ein zweiwöchentliches Lohnjournal für einen Arbeitgeber mit drei Mitarbeitern

{
  "document_number": "PR-2026-0630",
  "document_date": "2026-06-30",
  "pay_period_start": "2026-06-16",
  "pay_period_end": "2026-06-30",
  "payment_date": "2026-07-03",
  "employer": "Cedar & Vine Hospitality LLC",
  "currency": "USD",
  "payment_method": "direct_deposit",
  "payment_terms": "Bi-weekly",
  "gross_pay": 10200,
  "tax_amount": 2576.3,
  "total_deductions": 2576.3,
  "net_pay": 7623.7,
  "total_amount": 7623.7,
  "payroll_entries": [
    {
      "employee_id": "E-1001",
      "employee_name": "Maria Alvarez",
      "department": "Front of House",
      "gross_pay": 2600,
      "regular_hours": 80,
      "overtime_hours": 0,
      "total_deductions": 614.9,
      "net_pay": 1985.1,
      "payment_method": "direct_deposit"
    },
    {
      "employee_id": "E-1002",
      "employee_name": "David Okoro",
      "department": "Kitchen",
      "gross_pay": 3200,
      "regular_hours": 80,
      "overtime_hours": 4,
      "total_deductions": 788.8,
      "net_pay": 2411.2,
      "payment_method": "direct_deposit"
    },
    {
      "employee_id": "E-1003",
      "employee_name": "Sarah Kim",
      "department": "Management",
      "gross_pay": 4400,
      "regular_hours": 80,
      "overtime_hours": 0,
      "total_deductions": 1172.6,
      "net_pay": 3227.4,
      "payment_method": "direct_deposit"
    }
  ],
  "employee_deductions": [
    {
      "employee_id": "E-1001",
      "deduction_type": "federal_income_tax",
      "deduction_amount": 312
    },
    {
      "employee_id": "E-1001",
      "deduction_type": "state_income_tax",
      "deduction_amount": 104
    },
    {
      "employee_id": "E-1001",
      "deduction_type": "social_security",
      "deduction_amount": 161.2
    },
    {
      "employee_id": "E-1001",
      "deduction_type": "medicare",
      "deduction_amount": 37.7
    },
    {
      "employee_id": "E-1002",
      "deduction_type": "federal_income_tax",
      "deduction_amount": 416
    },
    {
      "employee_id": "E-1003",
      "deduction_type": "federal_income_tax",
      "deduction_amount": 660
    }
  ],
  "tax_summary": [
    {
      "tax_type": "federal_income_tax",
      "tax_amount": 1388,
      "employee_count": 3
    },
    {
      "tax_type": "state_income_tax",
      "tax_amount": 408,
      "employee_count": 3
    },
    {
      "tax_type": "social_security",
      "tax_amount": 632.4,
      "employee_count": 3
    },
    {
      "tax_type": "medicare",
      "tax_amount": 147.9,
      "employee_count": 3
    }
  ]
}

Häufig gestellte Fragen