Daten aus Angebotsanfragen extrahieren

Eine Angebotsanfrage (Request for Quotation, RFQ) ist die formale Anfrage des Käufers: Hier ist genau, was wir brauchen, hier sind die Mengen und der Lieferort, bitte senden Sie Ihren Preis bis zu diesem Datum. Sourcing-Teams stellen eine RFQ aus, wenn die Spezifikation gut definiert ist und der Preis die wesentliche offene Frage ist. Das unterscheidet sie von einer breiter angelegten Ausschreibung (Proposal Solicitation). Eine Einkaufsabteilung kann dieselbe RFQ gleichzeitig an fünf zugelassene Lieferanten senden, wobei jede Antwort in einen Seite-an-Seite-Vergleich einfließt. Das OASIS-UBL-Dokument RequestForQuotation und die weitere Order-Familie bilden die Struktur ab, doch eine RFQ erreicht Lieferanten meist weiterhin als PDF oder E-Mail-Anhang, sodass die Angebotsabteilung des Anbieters die Positionen neu erfassen muss, bevor sie überhaupt mit der Preisbildung beginnen kann. Die Anfrage frühzeitig in eine strukturierte Form zu bringen, ist der Grund, warum die Antworten später vergleichbar werden. Eine RFQ enthält eine Antwortfrist, die das gesamte Ausschreibungsfenster bestimmt, einen Käuferkontakt und eine E-Mail-Adresse für Rückfragen, einen Lieferort und ein gefordertes Datum sowie oft eine Kostenstellen- oder Kundenreferenz für die eigene Nachverfolgung des Käufers. Die Positionen sind Anforderungen und keine bestätigten Bestellungen: eine Artikelnummer oder eine Freitextbeschreibung, eine Menge, eine Mengeneinheit wie EA oder KG und manchmal ein pro Position gefordertes Lieferdatum oder ein Kennzeichen für Teillieferung. Incoterms und ein benannter Ort legen fest, wer die Fracht trägt, und ein geschätzter Gesamtwert signalisiert das Budget, ohne sich darauf festzulegen. Talonic liest die RFQ und gibt den Käuferblock, die Antwortfrist, die Lieferbedingungen und ein Array der angefragten Positionen mit Mengen und Einheiten zurück, sodass ein Lieferant anhand sauberer Felder kalkuliert und ein Käufer jede ausgestellte Anfrage in einem einheitlichen Format speichert. Eine RFQ mit Fälligkeit am 2026-05-02 und einem geschätzten Wert von $120,000 wird zu einem strukturierten Datensatz, dem sich die späteren Angebote direkt zuordnen lassen.

Was aus Angebotsanfragen extrahiert wird

So funktioniert die Extraktion für Angebotsanfragen

Eine RFQ kann ein strukturierter E-Procurement-Export, ein als PDF gespeichertes Vorlagendokument eines Käufers oder ein gescanntes Beschaffungsformular sein, wobei die Granularität der Positionsraster in jedem Fall variiert. Talonic klassifiziert die Anfrage und ordnet sie im Field Registry dem request-for-quotation-Modell zu, das die Käuferidentität und Kontaktdaten, die Angebotsfrist und die Lieferbedingungen getrennt von der Tabelle der angefragten Positionen hält. Die Angebotsfrist legt das Zeitfenster für die Angebotsabgabe fest und wird als eigenes Feld erfasst, die Kunden- oder Kostenstellenreferenz bleibt für die Nachverfolgung durch den Käufer erhalten, und pro Position werden Maßeinheit und geforderter Liefertermin beibehalten, da ein Lieferant Preise für EA anders kalkuliert als für eine Palette. Mengen und ein etwaiges Kennzeichen für Teillieferungen werden auf Positionsebene erfasst, die Währung folgt ISO 4217, und ein angegebener geschätzter Wert wird erfasst, ohne als verbindliche Gesamtsumme behandelt zu werden. Jeder Wert wird mit einem Konfidenzwert und einem Regionsverweis in das Quelldokument gemäß DIN SPEC 91491 zurückgegeben, sodass ein Sourcing-Analyst eine angefragte Menge oder die Frist gegen das PDF prüfen kann, bevor die RFQ an Lieferanten geht.

Beispielextraktion

Eine Käufer-RFQ in USD, gesendet an zugelassene Lieferanten, Angebotsfrist in zwei Wochen

{
  "document_number": "RFQ-NW-2026-114",
  "document_date": "2026-04-18",
  "response_due_date": "2026-05-02",
  "customer_reference": "CC-4821",
  "buyer.name": "Northwind Utilities",
  "buyer.contact_person": "J. Okafor, Procurement",
  "buyer.email": "procurement@northwind-utilities.example",
  "delivery_location.address": "Northwind Depot 4, 220 Canal St, Rochester, NY 14604",
  "delivery_date": "2026-06-10",
  "currency": "USD",
  "total_estimated_value": 120000,
  "delivery_terms": "DAP Rochester",
  "payment_terms": "Net 45",
  "line_items": [
    {
      "line_number": "1",
      "item_code": "TX-500",
      "item_description": "Pad-mount transformer, 500 kVA",
      "quantity": 6,
      "unit_of_measure": "EA",
      "line_delivery_date": "2026-06-10"
    },
    {
      "line_number": "2",
      "item_code": "CBL-4",
      "item_description": "Underground primary cable",
      "quantity": 4000,
      "unit_of_measure": "FT",
      "line_delivery_date": "2026-06-10"
    }
  ]
}

Häufig gestellte Fragen