Daten aus Summen- und Saldenlisten extrahieren

Eine Summen- und Saldenliste ist der Kontrollpunkt, den ein Buchhalter durchläuft, bevor daraus ein Jahresabschluss wird: eine Auflistung jedes Hauptbuchkontos mit seinem Saldo, die belegt, dass die Summe der Sollbuchungen der Summe der Habenbuchungen entspricht, bevor die Bücher geschlossen werden. Controller beim Monatsabschluss, externe Wirtschaftsprüfer bei der Stichprobenprüfung des Hauptbuchs und Buchhalter bei der Jahresendvorbereitung lesen dieselbe Struktur: eine Kontonummer, eine Kontobezeichnung und einen Saldo in der Soll- oder in der Habenspalte, wobei die beiden Spaltensummen bis auf den Cent übereinstimmen müssen. Bei einem europäischen Kontenrahmen exportiert ein mittelständisches Unternehmen aus seinem ERP-System unter Umständen eine Summen- und Saldenliste mit 400 Konten, bei der Konto 6400 Löhne einen Sollsaldo und Konto 4000 Umsatzerlöse einen Habensaldo aufweist, und in der Fußzeile stehen Gesamtsollbuchungen von EUR 4.182.500 gegenüber Gesamthabenbuchungen von EUR 4.182.500. Wo es aufhört, ein einfacher zweispaltiger Datenauszug zu sein, ist bei der Kontenstruktur und den Saldenvorzeichen. Jedes Konto ist einem Typ zugeordnet, Aktiva, Passiva, Eigenkapital, Ertrag oder Aufwand, der bestimmt, ob ein normaler Saldo im Soll oder im Haben steht, und ein Saldo auf der falschen Seite ist eine Auffälligkeit wert. Viele Summen- und Saldenlisten ergänzen Spalten für Anfangssaldo, Periodenbewegung und Endsaldo, sodass eine einzelne Kontozeile fünf Zahlen umfasst, die konsistent bleiben müssen. Im Kopfbereich stehen das Unternehmen, seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, der Berichtszeitraum und das Buchhaltungssystem, das die Datei erzeugt hat, alles Angaben, die ein Wirtschaftsprüfer benötigt, bevor er sich auf den Export verlässt, unabhängig davon, ob die Gesellschaft nach IFRS oder einem lokalen GAAP abschließt. Talonic liest die Summen- und Saldenliste und gibt jedes Konto mit Kontonummer, Bezeichnung, Typ und Soll- oder Habensaldo zurück, dazu die Spalten für Anfangssaldo, Bewegung und Endsaldo, sofern vorhanden, und prüft die beiden Summen gegeneinander. Mit Stand 2026-06-30 und Berichterstattung in EUR lässt sich eine solche Summen- und Saldenliste mit ihren 400 Zeilen und ihrer Saldenprüfung in die Arbeitspapiere laden, sodass ein Controller den Abschluss anhand strukturierter Daten statt eines neu abgetippten Hauptbuchs abstimmt.

Was aus Summen- und Saldenlisten extrahiert wird

So funktioniert die Extraktion für Summen- und Saldenlisten

Summen- und Saldenlisten werden aus Buchhaltungssystemen wie SAP, DATEV, Oracle NetSuite und Xero exportiert und liegen ebenso als PDF-Arbeitspapiere vor, sodass der Spaltensatz von einer zweispaltigen Soll-Haben-Auflistung bis zu einem fünfspaltigen Layout mit Anfangssaldo, Bewegung und Endsaldo reicht. Talonic liest den Bericht und ordnet ihn dem Hauptbuchschema in der Field Registry zu, das jedes Konto als Zeile mit seiner GL-Kontonummer, Bezeichnung und seinem Typ neben den Salden führt. Soll- und Habenspalten bleiben getrennt, sodass ein Saldo nie zu einer einzelnen vorzeichenbehafteten Zahl zusammengefasst wird, und wo der Bericht Anfangssaldo, Periodenbewegung und Endsaldo trennt, bleiben diese Spalten dem Konto zugeordnet. Kontotypen, Aktiva, Passiva, Eigenkapital, Ertrag oder Aufwand, werden erfasst, sodass ein Saldo auf der unerwarteten Seite auffällt. Beide Spaltensummen werden gegeneinander geprüft, und jede Abweichung wird markiert. Jede Zahl wird mit einem Konfidenzwert und einer Pixel-Region-Herkunftsangabe gemäß DIN SPEC 91491-Konformität zurückgegeben, sodass ein Controller einen Kontosaldo vor Abschluss der Freigabe gegen den Quellexport prüfen kann.

Beispielextraktion

Eine Summen- und Saldenliste zum Periodenende, exportiert aus einem ERP-Hauptbuch

{
  "document_date": "2026-06-30",
  "company_name": "Meridian Handels GmbH",
  "tax_registration_number": "DE811234567",
  "currency_code": "EUR",
  "reporting_period": "H1 2026",
  "trial_balance_accounts": [
    {
      "account_id": "4000",
      "account_description": "Revenue",
      "account_type": "revenue",
      "debit_balance": 0,
      "credit_balance": 2380000,
      "closing_balance": -2380000
    },
    {
      "account_id": "6400",
      "account_description": "Wages and salaries",
      "account_type": "expense",
      "debit_balance": 512300,
      "credit_balance": 0,
      "closing_balance": 512300
    }
  ],
  "total_debits": 4182500,
  "total_credits": 4182500,
  "is_balanced": true
}

Häufig gestellte Fragen