E-Rechnung Pflicht: die Fristen, die Ausnahmen, das Kleingedruckte

Die Pflicht gilt für Rechnungen über steuerbare Leistungen zwischen Unternehmen (B2B), bei denen sowohl Leistender als auch Leistungsempfänger in Deutschland ansässig sind, in den Worten des Gesetzes inländische Unternehmer. Ansässigkeit bedeutet Sitz, Geschäftsleitung oder eine beteiligte Betriebsstätte in Deutschland. Rechnungen an Verbraucher fallen nicht darunter, ebenso wie die meisten grenzüberschreitenden Rechnungen, auch wenn der ViDA-Rahmen der EU ab Mitte 2030 ein digitales Meldewesen für innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen bringen wird.

Zwei Rollen, zwei Pflichten. Als Empfänger benötigen Sie seit dem 1. Januar 2025 die Fähigkeit, E-Rechnungen zu empfangen; es gibt keine Schwelle, keine Ausnahme nach Unternehmensgröße, und der Absender benötigt für eine konforme E-Rechnung nicht Ihre Zustimmung. Als Aussteller hängt Ihre Pflicht vom Kalender und, ab 2027, von Ihrem Vorjahresumsatz ab.

Das Gesetz und das BMF-Schreiben befreien bestimmte Rechnungsarten von der Ausstellungspflicht:

• Rechnungen mit geringem Betrag (Kleinbetragsrechnungen). Rechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) können weiterhin als Papier- oder in einem beliebigen elektronischen Format ausgestellt werden.
• Fahrscheine für die Personenbeförderung (Fahrausweise). Fahrscheine, die als Rechnung dienen (§ 34 UStDV), sind davon befreit.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Zum Beispiel viele Finanz-, Versicherungs- und Immobiliengeschäfte sowie Bereiche wie Bildung und Gesundheitswesen, in denen die Befreiungen gelten.
• B2C-Rechnungen. Rechnungen an private Verbraucher fallen vollständig aus der Pflicht heraus.
• Kleinunternehmer als Aussteller. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit (§ 34a UStDV, eingefügt durch das Jahressteuergesetz 2024). Sie müssen jedoch weiterhin in der Lage sein, diese zu empfangen, das stellt das BMF ausdrücklich klar.

Sobald die Ausstellungspflicht gilt, stellt das Nichtausstellen einer erforderlichen Rechnung oder die verspätete Ausstellung eine Ordnungswidrigkeit dar, wenn dies vorsätzlich oder leichtfertig geschieht: § 26a Abs. 2 UStG, mit einem Bußgeld von bis zu €5,000 pro Verstoß. Während der Übergangszeiträume ist das Versenden einer sonstigen Rechnung mit Zustimmung des Empfängers kein Verstoß.

Das leisere Risiko liegt auf der Empfängerseite. Steuerpraktiker weisen darauf hin, dass die Annahme einer nicht konformen Rechnung anstelle einer gesetzlich vorgeschriebenen E-Rechnung den Vorsteuerabzug des Empfängers bei einer Prüfung infrage stellen kann. Die veröffentlichten Hinweise des BMF entschärfen dies für die Übergangszeit, und die Debatte ist nicht vollständig geklärt. Betrachten Sie es daher eher als starkes Argument für saubere Eingangsprozesse denn als feste Regel. Fordern Sie konforme Rechnungen von Lieferanten an, sobald deren Pflicht gilt, und dokumentieren Sie, was Sie erhalten.

Ein weiteres Detail zur Empfängerseite aus dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025: Bei wiederkehrenden Rechnungen aus Dauerschuldverhältnissen (Dauerrechnungen) genügt eine erstmalige E-Rechnung, solange sich die zugrunde liegenden Konditionen nicht ändern. Erwarten Sie also nicht für jeden Miet- oder Hosting-Vertrag monatlich eine neue XML-Datei.

• Jedes Unternehmen, jetzt. Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen und lesen können: ein überwachtes Postfach, einen Viewer oder Parser für XRechnung-XML und ZUGFeRD-Hybride sowie eine achtjährige Archivierung, die das strukturierte Original bewahrt.
• Aussteller mit über €800,000 Umsatz. Stellen Sie die E-Rechnungsausstellung bis zum 1. Januar 2027 betriebsbereit: Format gewählt, Software konfiguriert, Kundenstammdaten erfasst (Leitweg-IDs für Kunden im öffentlichen Sektor, E-Mail- oder Peppol-Endpunkte für B2B).
• Aussteller bis €800,000. Ihre feste Frist ist der 1. Januar 2028, aber Ihre größeren Kunden fordern strukturierte Rechnungen möglicherweise schon früher, und Ihre Lieferanten können Ihnen bereits heute E-Rechnungen senden.
• EDI-Nutzer. Bestehendes EDI funktioniert mit Zustimmung bis 2027 weiter; ab 2028 prüfen Sie mit Ihren Handelspartnern die Interoperabilität der EN-16931-Datenextraktion.
• Teams der Kreditorenbuchhaltung. Planen Sie für den gemischten Eingang: Der Übergang garantiert Jahre, in denen Papier, PDF und strukturierte Formate parallel eingehen. Eine einzige Extraktions- und Validierungsschicht für alle schlägt drei parallele Prozesse.

Über Formate zu lesen ist die eine Sache, ein Kreditorenposteingang voller solcher Formate die andere. Zwei kostenlose Ressourcen und ein Weg für den Produktivbetrieb:

• Peppol e-Invoice Extractor: Verkäufer, Käufer, Positionen, USt-Aufschlüsselung und Summen kostenlos im Browser aus einer E-Rechnung extrahieren
• Peppol-E-Rechnungs-Extraktionsleitfaden: das Feldmodell EN 16931 (Business Terms) Feld für Feld erklärt
• Rechnungsverarbeitung mit Schemavalidierung: XRechnung, ZUGFeRD, Peppol-Rechnungen, PDFs und Papierscans in ein validiertes Ausgabeschema überführen, mit Konfidenz und Herkunftsnachweis für jeden Wert