E-Rechnung erstellen: von Rechnungsdaten zu konformem XML

Eine E-Rechnung benötigt dieselben gesetzlichen Angaben wie jede Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG, jetzt in benannten EN 16931-Feldern abgebildet. Der Kernbestand:

• Identifikation. Vollständiger Name und Anschrift von Lieferant und Kunde, Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum sowie Liefer- oder Leistungsdatum bzw. -zeitraum.
• Rechnungspositionen. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren oder Dienstleistungen, Nettobeträge je Position.
• Steueraufschlüsselung. Nettosummen je Umsatzsteuersatz, der angewendete Satz, der Umsatzsteuerbetrag und der Bruttogesamtbetrag; bei Steuerbefreiungen der Grund.
• Zahlungsdetails. Zahlungsbedingungen, Fälligkeitsdatum und zunehmend Bankdaten in strukturierten Zahlungsfeldern, damit das System des Käufers die Zahlung automatisch einplanen kann.
• B2G-Zusätze. Kunden aus dem öffentlichen Sektor benötigen zusätzlich ihre Leitweg-ID als Käuferreferenz sowie jede von der Behörde vorgeschriebene Bestellnummer.

Für Kunden aus dem öffentlichen Sektor ist die Wahl bereits getroffen: XRechnung, aktuelle Version 3.0.2, adressiert mit der Leitweg-ID der Behörde. Für B2B sind sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder höher) konform; das hybride PDF von ZUGFeRD ist freundlicher zu Partnern, die Rechnungen noch mit dem Auge prüfen, während reines XML sich für automatisierte Gegenparteien eignet. Vermeiden Sie die Profile ZUGFeRD MINIMUM und BASIC-WL: Gemäß den BMF-Vorgaben erfüllen sie die Definition der E-Rechnung nicht. Der Formate-Leitfaden behandelt die Abwägungen im Detail.

Vier realistische Wege, konforme E-Rechnungen zu erstellen, in aufsteigender Reihenfolge nach Volumen:

• Ihre bestehende Rechnungs- oder ERP-Software. Die meisten gängigen deutschen Buchhaltungs-, Rechnungs- und ERP-Systeme haben seit der Ankündigung der Pflicht den Export nach XRechnung und ZUGFeRD ergänzt. Prüfen Sie Formatversion und Profil in den Exporteinstellungen, bevor Sie von Konformität ausgehen.
• Spezialisierte E-Rechnungs-Tools und Portale. Bei geringem Volumen erzeugen spezialisierte E-Rechnungs-Tools und die Erfassung über Portale (Portale des öffentlichen Sektors wie ZRE und OZG-RE bieten eine manuelle Erfassung für ihre Lieferanten) gültige Rechnungen, ohne Ihre Kernsysteme anzufassen.
• Konvertierung innerhalb Ihres Ausgangsprozesses. Wenn Ihr Abrechnungssystem nicht aktualisiert werden kann, kann ein Konvertierungsschritt dessen Ausgabe in XRechnung oder ZUGFeRD überführen. Achten Sie darauf, dass die Zuordnung alle Pflichtfelder überträgt; eine Konvertierung, die Daten verliert, erzeugt im großen Stil nicht konforme Rechnungen.
• Ein Peppol Access Point für hohes Volumen. Aussteller mit hohem Volumen verbinden sich einmalig mit einem zertifizierten Peppol Access Point und übermitteln BIS-Billing-3.0-Rechnungen mit Zustellbestätigung, nach Deutschland und darüber hinaus.

Konformität ist prüfbar, und es lohnt sich, sie zu testen, bevor Rechnungen das Haus verlassen. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet zwischen Formatfehler (Verstöße gegen die EN-16931-Syntax, die Datei ist gar keine E-Rechnung), Geschäftsregelfehler (Verstöße gegen Geschäftsregeln, etwa Summen, die nicht aufgehen) und Inhaltsfehler (korrektes Format, falscher Inhalt). Validatoren erkennen die ersten beiden automatisch; der dritte bleibt eine Prozessfrage. Bauen Sie einen Validierungsschritt in Ihre Ausgangspipeline ein und weisen Sie Fehler zurück, bevor es Kunden oder Prüfer tun.

Die Übermittlung selbst ist unspektakulär: Eine E-Mail mit angehängtem XML oder hybridem PDF genügt für B2B, Portale oder Peppol bedienen den öffentlichen Sektor, und Peppol skaliert die B2B-Zustellung. Unabhängig vom Kanal: Archivieren Sie, was Sie gesendet und was Sie empfangen haben, acht Jahre lang mit unverändertem strukturiertem Teil, gemäß GoBD.

Jedes Unternehmen, das die Frage „Wie erstelle ich E-Rechnungen“ löst, steht gleichzeitig auf der Empfängerseite der Antwort aller anderen. Ab 2025 senden Ihre Lieferanten möglicherweise XRechnung-XML, ZUGFeRD-Hybride oder Peppol-Rechnungen, ohne zu fragen, während der lange Schwanz bis 2027 weiter PDFs und Papier verschickt. Wenn Ihr Kreditorenbuchhaltungsprozess all das nicht in einen einheitlichen, validierten Datensatz überführen kann, löst die Erstellungsseite der Pflicht nur die Hälfte Ihres Problems.

Genau diese Empfangspipeline bietet Talonic: Jedes eingehende Format, strukturiert oder gescannt, wird in dieselben schema-validierten Felder mit Konfidenzwerten und Herkunftsnachweis je Feld überführt, bereit für Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem, verarbeitet auf EU-Infrastruktur in Deutschland. Testen Sie den kostenlosen Peppol-Extraktor an einer Beispiel-E-Rechnung, oder besuchen Sie die Seite zur Rechnungsverarbeitung für den Weg in die Produktion.

Über Formate zu lesen ist die eine Sache, ein Kreditorenposteingang voller solcher Formate die andere. Zwei kostenlose Ressourcen und ein Weg für den Produktivbetrieb:

• Peppol e-Invoice Extractor: Verkäufer, Käufer, Positionen, USt-Aufschlüsselung und Summen kostenlos im Browser aus einer E-Rechnung extrahieren
• Peppol-E-Rechnungs-Extraktionsleitfaden: das Feldmodell EN 16931 (Business Terms) Feld für Feld erklärt
• Rechnungsverarbeitung mit Schemavalidierung: XRechnung, ZUGFeRD, Peppol-Rechnungen, PDFs und Papierscans in ein validiertes Ausgabeschema überführen, mit Konfidenz und Herkunftsnachweis für jeden Wert