E-RECHNUNG
E-Rechnung Formate: XRechnung, ZUGFeRD und Peppol entwirrt
Drei Namen bestimmen jedes Gespräch über deutsche E-Rechnungen, und es sind keine drei konkurrierenden Versionen derselben Sache: Eines ist ein reiner XML-Standard, eines ist ein hybrides Dokumentformat, und eines ist in erster Linie ein Zustellnetzwerk. Alle drei bauen auf derselben europäischen Norm auf, EN 16931, weshalb die Wahl zwischen ihnen weniger folgenreich ist, als es scheint.
Zuletzt aktualisiert: 11. September 2026
Die gemeinsame Grundlage: EN 16931
EN 16931 legt fest, was eine elektronische Rechnung aussagt: das semantische Modell der Business Terms (Rechnungsnummer, Parteien, Positionen, Umsatzsteueraufschlüsselung, Summen) und die Geschäftsregeln, die sie verbinden. Die Norm schreibt kein bestimmtes Dateiformat vor, sondern erlaubt die Abbildung in XML-Syntaxen, insbesondere UBL und UN/CEFACT CII. Das deutsche Recht knüpft direkt an diese Norm an: Eine Rechnung gilt als E-Rechnung, wenn sie EN 16931 entspricht oder einem vereinbarten Format, aus dem sich die erforderlichen Daten interoperabel extrahieren lassen.
Jedes der folgenden Formate ist daher eine andere Verpackung desselben Datenmodells. Das hat eine praktische Konsequenz für die Verarbeitung: Ein System, das die Business Terms einmal versteht, kann alle konformen Formate lesen, und die Unterschiede reduzieren sich auf die Behandlung der Syntax.
XRechnung: das deutsche Referenzprofil
XRechnung ist die deutsche Core Invoice Usage Specification von EN 16931, gepflegt von KoSIT (der Koordinierungsstelle für IT-Standards) unter dem Dach der XStandards Einkauf; aktuell ist Version 3.0.2 mit Stand September 2026. Sie ist reines XML, entweder in UBL- oder CII-Syntax, ohne menschenlesbare Ebene; Absender wählen die Syntax, und Empfänger müssen beide akzeptieren.
Im öffentlichen Sektor ist XRechnung Pflicht: Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes E-Rechnungen einreichen (E-Rechnungsverordnung), geleitet über Portale wie ZRE und OZG-RE mithilfe einer Leitweg-ID, die die empfangende Behörde adressiert. Im B2B-Bereich ist sie ebenso zulässig, und ihr durchgängiges XML macht sie zum saubersten Format für vollautomatisierte Pipelines; der Kompromiss ist, dass ein Mensch sie nur über einen Viewer lesen kann.
ZUGFeRD: das Hybridformat
ZUGFeRD, gepflegt von FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland), bettet einen CII-XML-Datensatz in ein PDF/A-3-Dokument ein: eine Datei, für Menschen als PDF und für Maschinen als XML lesbar. Das Format entwickelt sich schnell weiter; nach 2.3.3 folgten Version 2.4 (gültig ab Januar 2026, mit Unterstützung für Sub-Positionen) und die 2.5-Linie, aktuell Version 2.5.2 mit Stand September 2026. Es ist technisch kompatibel mit dem französischen Factur-X.
ZUGFeRD gibt es in Profilen mit zunehmender Datentiefe: MINIMUM, BASIC-WL, BASIC, EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED und ein XRECHNUNG-Referenzprofil. Die Wahl des Profils ist keine Formsache: Nach den Vorgaben des BMF erfüllen die Profile MINIMUM und BASIC-WL die Definition der E-Rechnung nicht, da sie zu wenige strukturierte Daten enthalten. Und seit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist bei einer Hybridrechnung nicht das sichtbare PDF, sondern das eingebettete XML die rechtlich maßgebliche Fassung.
Peppol: zuerst Netzwerk, dann Format
Peppol versteht man am besten als Zustellinfrastruktur: ein Vier-Ecken-Netzwerk, in dem Absender und Empfänger jeweils über einen zertifizierten Access Point verbunden sind, adressiert über Peppol-Teilnehmer-IDs. Das zugehörige Rechnungsformat, Peppol BIS Billing 3.0, ist selbst eine Core Invoice Usage Specification von EN 16931, sodass eine über Peppol eingehende Rechnung eine konforme E-Rechnung ist. KoSIT fungiert als deutsche Peppol-Autorität, und öffentliche Empfänger in Deutschland nutzen das Netzwerk mit dem Leitweg-ID-Schema 0204.
Die Stärke von Peppol liegt in Skalierung und Reichweite: strukturierte Zustellung mit Zustellbestätigung, kein bilateraler Kanalaufbau pro Partner und internationale Abdeckung weit über Deutschland hinaus. Für hochvolumige B2B-Rechnungsstellung und für Unternehmen, die öffentliche Auftraggeber bereits über Peppol fakturieren, ist dies der zukunftssicherste Übertragungsweg. Mehrere EU-Länder bauen eigene Vorgaben darauf auf.
Auswahl in der Praxis
Empfänger haben keine Wahl: Ab 2025 müssen Sie jedes eingehende konforme Format verarbeiten, ob reines XML oder Hybrid.
Den Formatmix verarbeiten
Aus Sicht des Empfängers stellt sich die Formatfrage anders dar. Ihre Lieferanten werden zusammengenommen alle oben genannten Formate nutzen, dazu Papier und einfache PDFs während der Übergangszeit. Der robuste Aufbau ist eine einzige Eingangspipeline, die strukturierte Rechnungen validiert (Syntax und Geschäftsregeln), aus jedem Format dieselben Business-Term-Felder extrahiert, eigene Schemaprüfungen anwendet und die Originale unverändert archiviert.
Das ist das Konzept hinter der Rechnungsverarbeitung von Talonic: XRechnung-XML, ZUGFeRD-Hybride, Peppol-Rechnungen und gescanntes Papier münden alle in eine schemavalidierte Ausgabe, mit einem Konfidenzwert und Herkunftsnachweis für jedes Feld, verarbeitet auf EU-Infrastruktur in Deutschland. Der kostenlose Peppol-Extraktor unten zeigt das Feldmodell an einer echten E-Rechnung.
E-Rechnungen in der Praxis verarbeiten
Über Formate zu lesen ist die eine Sache, ein Kreditorenposteingang voller solcher Formate die andere. Zwei kostenlose Ressourcen und ein Weg für den Produktivbetrieb:
- Peppol e-Invoice Extractor: Verkäufer, Käufer, Positionen, USt-Aufschlüsselung und Summen kostenlos im Browser aus einer E-Rechnung extrahieren
- Peppol-E-Rechnungs-Extraktionsleitfaden: das Feldmodell EN 16931 (Business Terms) Feld für Feld erklärt
- Rechnungsverarbeitung mit Schemavalidierung: XRechnung, ZUGFeRD, Peppol-Rechnungen, PDFs und Papierscans in ein validiertes Ausgabeschema überführen, mit Konfidenz und Herkunftsnachweis für jeden Wert
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?+
XRechnung ist reines XML, nur maschinenlesbar, und das Referenzprofil für die deutsche öffentliche Rechnungsstellung. ZUGFeRD ist ein Hybrid: ein PDF/A-3 mit eingebettetem EN 16931-XML derselben Art, sodass Menschen das PDF lesen, während Systeme den Datensatz lesen. Seit dem BMF-Schreiben von 2025 ist das eingebettete XML der rechtlich maßgebliche Teil einer Hybridrechnung.
Welche ZUGFeRD-Profile gelten als gültige E-Rechnungen?+
Die Profile mit vollständigen EN 16931-Daten: EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED und das Referenzprofil XRECHNUNG, ab ZUGFeRD-Version 2.x. Laut BMF-Vorgabe erfüllen die Profile MINIMUM und BASIC-WL die gesetzliche Definition der E-Rechnung nicht.
Ist Peppol ein Format oder ein Netzwerk?+
In erster Linie ein Netzwerk: zertifizierte Access Points tauschen Dokumente in einem Vier-Ecken-Modell aus. Zusätzlich standardisiert es die Nutzlast, Peppol BIS Billing 3.0, die EN 16931 entspricht. Somit ist „eine Rechnung über Peppol“ sowohl ein Zustellweg als auch ein konformes Format.
Welches Format ist für Rechnungen an deutsche Behörden erforderlich?+
Bundesbehörden verlangen E-Rechnungen gemäß der E-Rechnungsverordnung, in der Praxis XRechnung (Peppol BIS wird über den Peppol-Kanal ebenfalls akzeptiert), adressiert mit der Leitweg-ID der Behörde und eingereicht über Portale wie ZRE/OZG-RE oder über Peppol. Die Bundesländer betreiben eigene, eng verwandte Regelungen.
Kann ein System alle Formate verarbeiten?+
Ja, und genau das ist der Sinn von EN 16931: Alle konformen Formate drücken dieselben Business Terms aus. Ein Parser, der UBL- und CII-Syntax liest und PDF/A-3-Hybride entpackt, deckt XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS ab. Der praktische Mehraufwand liegt beim nicht konformen Rest, PDFs und Scans, wo sich schemavalidierte Extraktion auszahlt.
Die E-Rechnung-Leitfäden
- E-Rechnung: das Leitfaden-Hub
- Was ist eine E-Rechnung?
- E-Rechnung Pflicht: die Fristen
- Die Formate: XRechnung, ZUGFeRD, Peppol
- E-Rechnungen erstellen
Quellen
Primärquellen, zuletzt geprüft im September 2026. Gesetzestexte und BMF-Veröffentlichungen sind maßgeblich; stützt sich eine Aussage auf das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, wird dies im Text angegeben.
- XRechnung-Standard und aktuelle Version (KoSIT / XStandards Einkauf)
- ZUGFeRD-Versionen und -Profile (FeRD)
- Peppol-Teilnehmer-ID und Leitweg-ID (Bundesportal für E-Rechnung)
- Peppol BIS Billing 3.0 Spezifikation (OpenPeppol)
- E-Rechnungsverordnung (B2G-Verordnung für E-Rechnungen)
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Profilkonformität, Vorrang bei Hybridformaten)
Dieser Leitfaden bietet allgemeine Informationen für Unternehmen, zusammengestellt aus den zitierten amtlichen Quellen. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar; wenden Sie sich für Entscheidungen zu Ihren eigenen Pflichten an Ihren Steuerberater.
Ein Posteingang, jedes Rechnungsformat, ein Schema
Die Pflicht macht strukturierte Formate zur Norm, doch Ihre Kreditorenbuchhaltung wird noch jahrelang neben XRechnung und ZUGFeRD auch Papierscans und einfache PDFs erhalten. Talonic normalisiert diesen gemischten Zustrom in eine schemavalidierte Ausgabe: typisierte Felder, ein Konfidenzwert und ein Herkunftsnachweis für jeden Wert, verarbeitet auf EU-Infrastruktur in Deutschland. Senden Sie eine Beispielcharge und prüfen Sie das Ergebnis Feld für Feld.