E-RECHNUNG

E-Rechnung Archivierung: Was erhalten bleiben muss, und in welcher Form

Bei der Archivierung entscheidet sich die Compliance der E-Rechnung leise, Jahre nachdem die Rechnung bezahlt wurde. Die Regeln sind konkret: acht Jahre, der strukturierte Teil unverändert im Originalformat, durchgehend maschinenlesbar, und die GoBD wurden 2025 geändert, um dies für E-Rechnungen ausdrücklich festzuhalten. Dieser Leitfaden behandelt die Aufbewahrungsregeln, was als konforme Speicherung gilt, und die Fehler, die erst bei einer Prüfung auffallen.

Zuletzt aktualisiert: 16. September 2026

Die Aufbewahrungsregeln

Nach § 14b UStG bewahrt ein Unternehmen ein Doppel jeder ausgestellten und jeder empfangenen Rechnung acht Jahre lang auf, wobei die Frist am Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Pflicht gilt für beide Richtungen der Rechnungsstellung und unabhängig vom Format; was sich durch die E-Rechnung ändert, ist die Bedeutung von „Aufbewahren der Rechnung“, denn die Rechnung ist jetzt ein Datensatz.

Maßgeblich ist die GoBD, die Grundsätze des BMF zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen in elektronischer Form, veröffentlicht am 28. November 2019 und zuletzt am 14. Juli 2025 geändert, um genau die verpflichtende E-Rechnung zu berücksichtigen. Der geänderte Text ist eindeutig: Von einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er unverändert im Originalformat vorliegt. Die BMF-FAQ sagt dasselbe. Eine Darstellung, ein Ausdruck oder ein erneuter Export ist nicht das Original.

Was GoBD-konforme Archivierung für E-Rechnungen bedeutet

Vier Eigenschaften, alle bei einer Prüfung überprüfbar:

Unverändertes Original. Gespeichert wird die empfangene oder ausgestellte Datei selbst; das Archiv muss gewährleisten, dass der strukturierte Teil vom Erfassungszeitpunkt bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist bytegetreu bleibt.
Unveränderbarkeit. Änderungen müssen unmöglich sein oder vollständig protokolliert werden. Ein gemeinsames Laufwerk, auf dem jeder Dateien überschreiben kann, erfüllt dies nicht; ein DMS oder Archivsystem mit Versionierung und Audit-Trail schon.
Maschinelle Auswertbarkeit. Prüfer dürfen Ihre Aufzeichnungen elektronisch verarbeiten, daher muss das XML als Daten lesbar bleiben. Eine XRechnung in PDF oder Papier umzuwandeln, zerstört genau die Eigenschaft, für die das Format existiert.
Nachvollziehbarkeit und Dokumentation. Die GoBD erwarten einen geordneten, dokumentierten Prozess: wo Rechnungen eingehen, wie sie erfasst werden, wer im Archiv was tun darf, festgehalten in einer Verfahrensdokumentation.

Gängige Praktiken auf dem Prüfstand

Praxis	Konform?
Speicherung der empfangenen XRechnung-XML in einem unveränderbaren DMS mit Prüfpfad	Ja; dies ist das vorgesehene Muster
Archivierung einer ZUGFeRD-Rechnung als vollständige Originaldatei (PDF mit eingebetteter XML)	Ja; der strukturierte Teil bleibt im Original erhalten
Nur die PDF-Ebene einer ZUGFeRD-Rechnung aufbewahren, die XML verwerfen	Nein; der rechtlich maßgebliche strukturierte Teil geht verloren
E-Rechnungen ausdrucken und als Papier ablegen	Nein; weder die Ursprungsform noch die maschinelle Auswertbarkeit bleiben erhalten
Rechnungen im E-Mail-Posteingang als Archiv belassen	Riskant; Postfächer gewährleisten selten Unveränderbarkeit, Aufbewahrung oder geordnete Auffindbarkeit
Rechnungsdaten manuell erneut ins ERP eingeben und die Datei löschen	Nein; der Datensatz selbst muss aufbewahrt werden, nicht nur sein Inhalt

Bei Hybridrechnungen ist die sichere Standardpraxis die Archivierung der vollständigen Originaldatei; die eingebettete XML ist der Teil, auf den es gemäß dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 und der geänderten GoBD rechtlich ankommt.

Wo das Archiv liegen darf

§ 14b UStG regelt auch die Geografie: Ein in Deutschland ansässiges Unternehmen bewahrt Rechnungen in Deutschland auf oder, als elektronische Aufzeichnungen mit vollständigem Online-Zugriff für die Finanzbehörden, anderswo in der EU, wobei das Finanzamt zu informieren ist, wenn das Archiv außerhalb Deutschlands geführt wird. Gängige europäische Cloud-Archive erfüllen dies problemlos; Souveränitätsfragen beginnen dort, wo die Speicherung die EU verlässt. Genau diese Bedingung des Online-Zugriffs macht die rein elektronische Archivierung dem Aktenschrank rechtlich gleichwertig.

Eine Grenze sollte man ehrlich ziehen: Eine Extraktionsschicht ist kein Archiv. Talonic liest, validiert und strukturiert eingehende Rechnungen und übergibt Ihren Systemen schema-validierte Daten mit Konfidenz und Herkunftsnachweis je Feld, verarbeitet auf EU-Infrastruktur in Deutschland; die revisionssichere achtjährige Aufbewahrung der Originale gehört in Ihr DMS- oder ERP-Archiv. Die saubere Architektur bewahrt beides: Originale unveränderbar im Archiv, extrahierte Daten treiben den Prozess an.

E-Rechnungen in der Praxis verarbeiten

Über Formate zu lesen ist die eine Sache, ein Kreditorenposteingang voller solcher Formate die andere. Zwei kostenlose Ressourcen und ein Weg für den Produktivbetrieb:

Häufig gestellte Fragen

Wie lange müssen E-Rechnungen archiviert werden?+

Acht Jahre gemäß § 14b UStG, gleichermaßen für ausgestellte und empfangene Rechnungen, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Pflicht gilt für die Rechnung als Datensatz: Der strukturierte Teil muss durchgehend unverändert in seiner Ursprungsform erhalten bleiben.

Ist das Ausdrucken einer E-Rechnung ein zulässiges Archiv?+

Nein. Ein Ausdruck zerstört die Ursprungsform und die maschinelle Auswertbarkeit, die die GoBD verlangen; die geänderte GoBD benennt den strukturierten Teil einer E-Rechnung ausdrücklich als das, was unverändert erhalten bleiben muss. Papier kann das Archiv begleiten; es kann nicht das Archiv sein.

Welchen Teil einer ZUGFeRD-Rechnung muss ich aufbewahren?+

Mindestens die strukturierte XML, unverändert, und in der Praxis die vollständige Originaldatei, die sie enthält. Nur die PDF-Ebene aufzubewahren erfüllt die Anforderung nicht, da die eingebettete XML seit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 die rechtlich maßgebliche Darstellung ist.

Darf das Archiv in der Cloud liegen?+

Ja. § 14b UStG erlaubt die elektronische Aufbewahrung in Deutschland sowie andernorts in der EU, wenn der Finanzverwaltung voller Online-Zugriff gewährt und der Standort dem Finanzamt mitgeteilt wird. Entscheidend für die Compliance sind Unveränderbarkeit, Aufbewahrungsfrist und Zugriff, nicht ob die Festplatten Ihnen gehören.

Gelten die GoBD auch für ein kleines Unternehmen ohne ERP-System?+

Ja. Die Grundsätze skalieren mit der Unternehmensgröße, werden aber nicht abgeschaltet. Selbst ein minimales Setup muss empfangene E-Rechnungsdateien acht Jahre lang unverändert und auffindbar aufbewahren, was eine disziplinierte Ordnerstruktur mit Backups oder ein kleines DMS bereits leistet. Was nicht funktioniert, ist die unsystematische Ablage in Postfächern und Desktop-Ordnern.

Die E-Rechnung-Leitfäden

Quellen

Primärquellen, zuletzt geprüft im September 2026. Gesetzestexte und BMF-Veröffentlichungen sind maßgeblich; stützt sich eine Aussage auf das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, wird dies im Text angegeben.

Dieser Leitfaden bietet allgemeine Informationen für Unternehmen, zusammengestellt aus den zitierten amtlichen Quellen. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar; wenden Sie sich für Entscheidungen zu Ihren eigenen Pflichten an Ihren Steuerberater.

Ein Posteingang, jedes Rechnungsformat, ein Schema

Die Pflicht macht strukturierte Formate zur Norm, doch Ihre Kreditorenbuchhaltung wird noch jahrelang neben XRechnung und ZUGFeRD auch Papierscans und einfache PDFs erhalten. Talonic normalisiert diesen gemischten Zustrom in eine schemavalidierte Ausgabe: typisierte Felder, ein Konfidenzwert und ein Herkunftsnachweis für jeden Wert, verarbeitet auf EU-Infrastruktur in Deutschland. Senden Sie eine Beispielcharge und prüfen Sie das Ergebnis Feld für Feld.

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