E-Rechnung für Kleinunternehmer: halb befreit, halb verpflichtet

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG gilt für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet; innerhalb dieser Grenzen sind Umsätze steuerfrei und Rechnungen weisen keine Umsatzsteuer aus. Auf diese Schwellenwerte kommt es an: Wer unter beiden bleibt, bleibt in der Regelung, und die besondere Behandlung bei der E-Rechnung hängt an diesem Status.

Der Status richtet sich nach Ihrer Größe, nicht nach Ihren Geschäftspartnern. Ein Kleinunternehmer, der Unternehmen Rechnungen stellt, betreibt weiterhin inländisches B2B-Geschäft, genau das Feld, das die E-Rechnungspflicht regelt, und deshalb musste die Reform überhaupt etwas zu Kleinunternehmern sagen.

Kleinunternehmer müssen nie E-Rechnungen ausstellen. Die Regel steht in § 34a UStDV, eingeführt durch das Jahressteuergesetz 2024, und sie ist großzügig formuliert: Eine Rechnung für die steuerfreien Kleinunternehmer-Umsätze kann immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, im Wortlaut des Gesetzes „immer". Das ist keine Übergangsregelung mit Ablaufdatum; solange der Kleinunternehmer-Status besteht, bleiben Papier und PDF dauerhaft ausreichend.

Zwei Einschränkungen gehören zum vollständigen Bild dazu. Der elektronische Versand einer sonstigen Rechnung, etwa als PDF per E-Mail, erfordert weiterhin die Zustimmung des Empfängers nach den allgemeinen Regeln, wobei diese Zustimmung formlos sein kann und durch widerspruchslose Zahlung regelmäßig als erteilt gilt. Und nichts hindert einen Kleinunternehmer daran, freiwillig echte E-Rechnungen auszustellen: Da jedes Unternehmen sie empfangen können muss, ist keine Zustimmung nötig, und größere Kunden wissen das mitunter zu schätzen.

Die BMF-FAQ bringt es in einem Satz auf den Punkt: Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen E-Rechnungen aber trotzdem empfangen können. Die Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025 kennt keine Größenschwelle, und das BMF sieht ausdrücklich keine Ausnahmen vor. Die Hausverwaltung Ihres Vermieters, Ihr Telefonanbieter, Ihr Großhändler: Jeder von ihnen kann jederzeit auf strukturierte Rechnungen umstellen, manche tun es bereits.

Was Empfangen in der Praxis bedeutet, ist bescheiden, aber real: Ein E-Mail-Postfach reicht als Kanal, die eingehende Datei ist XML oder ein Hybrid, dessen maßgeblicher Inhalt XML ist, und sie muss acht Jahre lang mit unverändertem strukturiertem Teil aufbewahrt werden. Ein Kleinunternehmer, der eingehende XRechnungen für die Steuerberater-Ablage ausdruckt, archiviert das Falsche.

Niemand erwartet von einem Einpersonenunternehmen eine eigene Kreditorenbuchhaltung. Das deckt die Pflichten ab:

• Eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen. Ein Posteingang für eingehende Rechnungen, regelmäßig geprüft, damit strukturierte Dateien nicht zwischen Newslettern untergehen.
• Eine Möglichkeit, E-Rechnungen zu lesen. Ein kostenloser Viewer oder der unten verlinkte kostenlose Peppol e-Invoice Extractor wandelt XRechnung-XML und ZUGFeRD-Daten in lesbare Felder um, wenn Sie einen Betrag prüfen müssen.
• Archivierung, die die Originaldatei erhält. Speichern Sie die empfangene Datei selbst unverändert acht Jahre lang; Ordner mit einem Backup oder die Dokumentenablage Ihrer Buchhaltungssoftware funktionieren beide, solange nichts die Datei überschreibt.
• Ein Blick auf die Schwellenwerte. Behalten Sie den Umsatz im Vergleich zu den Grenzen von 25.000 € und 100.000 € nach § 19 UStG im Auge, denn das Verlassen der Regelung beendet auch die Ausstellungsbefreiung nach § 34a.
• Optional: freiwillige E-Rechnungsstellung. Wenn Ihre Kunden Unternehmen sind, macht Sie die freiwillige Ausstellung von XRechnung oder ZUGFeRD zum unkompliziertesten Lieferanten in deren Prozess, und Ihre Rechnungssoftware exportiert das sehr wahrscheinlich bereits.

Das Überschreiten der Schwellenwerte nach § 19 beendet die Kleinunternehmerregelung und damit auch die Befreiung nach § 34a; ab diesem Zeitpunkt gelten die allgemeinen Regeln. Für die Ausstellung bedeutet das den Standardzeitplan: Unternehmen, deren Vorjahresumsatz bei oder unter 800.000 € liegt, müssen ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen für erfasste inländische B2B-Umsätze ausstellen, größere Unternehmen ab dem 1. Januar 2027. Wachstum ist der Punkt, an dem der Fristen-Leitfaden zu Ihrer Lektüre wird.

Die Empfangsseite ändert sich in diesem Moment nicht, denn sie war nie befreit. Das ist die stille Lehre des gesamten Kleinunternehmer-Kapitels: Bauen Sie die Grundlagen für den Empfang einmal, mit geringem Aufwand, auf, und die Pflicht hält bei keiner Größe Überraschungen bereit.

Über Formate zu lesen ist die eine Sache, ein Kreditorenposteingang voller solcher Formate die andere. Zwei kostenlose Ressourcen und ein Weg für den Produktivbetrieb:

• Peppol e-Invoice Extractor: Verkäufer, Käufer, Positionen, USt-Aufschlüsselung und Summen kostenlos im Browser aus einer E-Rechnung extrahieren
• Peppol-E-Rechnungs-Extraktionsleitfaden: das Feldmodell EN 16931 (Business Terms) Feld für Feld erklärt
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