E-RECHNUNG

ZUGFeRD: eine Datei, zwei Ebenen, ein rechtlich maßgeblicher Datensatz

ZUGFeRD begegnet dem menschlichsten Einwand gegen die E-Rechnung: Niemand möchte XML lesen. Es verpackt einen strukturierten EN 16931 Datensatz und ein normal aussehendes PDF in einer einzigen Datei, sodass Menschen eine Rechnung sehen und Systeme Daten. Der Haken: Die beiden Ebenen sind nicht gleichwertig. Seit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist das eingebettete XML die rechtlich maßgebliche Darstellung. Dieser Leitfaden behandelt das Format, seine Profile und Versionen sowie die praktische Bedeutung dieser Hierarchie.

Zuletzt aktualisiert: 16. September 2026

Was ZUGFeRD ist

ZUGFeRD, kurz für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, ist das hybride E-Rechnungsformat, das vom FeRD, dem Forum elektronische Rechnung Deutschland, gepflegt wird. Technisch handelt es sich um ein PDF/A-3-Dokument, die archivfähige PDF-Variante, die Dateianhänge tragen kann, mit einer eingebetteten UN/CEFACT CII XML-Rechnung. Es reist eine einzige Datei: Menschen lesen die PDF-Ebene, Software liest das XML.

Das Format wird gemeinsam mit Frankreich entwickelt: ZUGFeRD und Factur-X sind technisch identische Standards, die vom FeRD und der französischen FNFE-MPE im Gleichschritt veröffentlicht werden. Die aktuelle Version, ZUGFeRD 2.5.2, entspricht Factur-X 1.09.2; beide wurden am 4. August 2026 veröffentlicht und gelten ab dem 1. September 2026. Für grenzüberschreitende Rechnungsstellung mit Frankreich ist diese Identität ein stiller Vorteil: Dieselbe Datei erfüllt beide nationalen Konventionen.

Die Profile, und welche als E-Rechnung gelten

ZUGFeRD gibt es in Profilen mit zunehmender Datentiefe. Das Profil bestimmt, wie viel der Rechnung als strukturierte Daten vorliegt, und damit, ob die Datei die gesetzliche Definition der E-Rechnung erfüllt. Laut BMF-Vorgabe gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, wobei die beiden dünnsten Profile ausgenommen sind:

Profil	Gilt als E-Rechnung?
MINIMUM	Nein; enthält zu wenig strukturierte Daten (nur Buchungshilfe)
BASIC WL	Nein; Kopfdaten ohne Positionszeilen
BASIC	Ja; strukturierte Positionszeilen für einfache Rechnungen
EN 16931 (früher COMFORT)	Ja; das vollständige Kernrechnungsmodell, die Standardwahl für B2B
EXTENDED	Ja; ergänzt Felder über das Kernmodell hinaus für komplexe Fälle
XRECHNUNG	Ja; ein Referenzprofil, das auf die deutschen B2G-Anforderungen abgestimmt ist

Konfigurieren Sie die Rechnungssoftware auf das Profil EN 16931 oder höher, sofern kein dokumentierter Grund dagegenspricht; MINIMUM- und BASIC-WL-Dateien gelten rechtlich als sonstige Rechnungen und erfüllen Ihre Ausstellungspflicht nicht.

Versionen: ein sich schnell entwickelnder Standard

ZUGFeRD entwickelt sich schneller weiter, als die meiste Compliance-Software annimmt. Version 2.4 trat im Januar 2026 in Kraft und ergänzte die Unterstützung für Unterpositionen; Version 2.5 folgte am 10. Juni 2026, und die aktuelle 2.5.2 vom 4. August 2026 ist ein Korrigendum, das vor allem EXTENDED-Profil-Funktionen bereinigt, die mit 2.5 eingeführt wurden, welches selbst zur Unterstützung der französischen B2B-Reform und des überarbeiteten EN 16931 Datenmodells erweitert wurde.

Zwei praktische Konsequenzen. Erstens: Prüfen Sie, welche Version und welches Profil Ihre Software tatsächlich exportiert, statt sich auf das Etikett "ZUGFeRD-ready" zu verlassen; ein Export aus der 2.0-Ära ist weiterhin eine gültige E-Rechnung, aber Unterpositionen und neuere Felder existieren dann stillschweigend nicht. Zweitens muss Ihr Parser auf der Empfangsseite die gesamte Versionsspanne tolerieren, denn Ihre Lieferanten werden zusammengenommen alles von 2.0.1 bis zur aktuellen Version senden.

Das XML ist die Rechnung

Vor der Reform behandelte die deutsche Praxis das sichtbare PDF als die Rechnung. Das hat sich umgekehrt: Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist der strukturierte XML-Teil einer Hybridrechnung die rechtlich entscheidende Darstellung, und die sichtbare Ebene ist nachrangig. Wenn im PDF €1,190 steht und im XML €1,910, haben Sie rechtlich das erhalten, was im XML steht.

Alles Operative folgt aus diesem Satz. Die Verarbeitung muss das XML lesen, nicht die PDF-Ebene per OCR erfassen. Die Validierung erfolgt für das XML gegen EN 16931. Und die Archivierung muss den strukturierten Teil acht Jahre lang unverändert im Original bewahren; wer das ausgedruckte PDF ablegt und den Datensatz verwirft, erfüllt die Anforderung nicht. Der Archivierungsleitfaden behandelt die GoBD-Mechanik im Detail.

Wo ZUGFeRD passt, und wo nicht

Die Stärke von ZUGFeRD liegt in einer gemischten Partnerlandschaft: Dieselbe Datei bedient sowohl den Handwerksbetrieb, der Rechnungen ausdruckt, als auch die automatisierte Buchhaltungsabteilung, die sie nie zu Gesicht bekommt. Das macht es zur übergangsfreundlichen B2B-Wahl, während das Mandat bis 2028 schrittweise in Kraft tritt. Für Kunden im öffentlichen Sektor bleibt XRechnung die Referenz, für vollautomatisierte Geschäftsbeziehungen mit hohem Volumen vermeidet reines XML die Versuchung der manuellen PDF-Bearbeitung vollständig. Der Vergleichsleitfaden wägt die beiden Formate Entscheidung für Entscheidung ab.

Beim Empfang haben Sie keine Wahl: Ab 2025 können konforme E-Rechnungen jeden Formats ohne Ihre Zustimmung eintreffen. Die Rechnungsverarbeitung von Talonic entpackt ZUGFeRD-Hybride, liest das maßgebliche XML, validiert es und überführt es in dieselbe schemavalidierte Ausgabe wie XRechnung-Dateien, Peppol-Rechnungen, PDFs und Scans, mit Konfidenz und Herkunftsnachweis pro Feld.

E-Rechnungen in der Praxis verarbeiten

Über Formate zu lesen ist die eine Sache, ein Kreditorenposteingang voller solcher Formate die andere. Zwei kostenlose Ressourcen und ein Weg für den Produktivbetrieb:

Häufig gestellte Fragen

Ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine gültige E-Rechnung?+

Ja, ab Version 2.0.1 und in den Profilen, die vollständige strukturierte Daten enthalten: BASIC, EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG. Laut BMF-Schreiben erfüllen die Profile MINIMUM und BASIC WL die gesetzliche Definition nicht, sie gelten als sonstige Rechnungen.

Sind ZUGFeRD und Factur-X dasselbe?+

Technisch gesehen ja: Es handelt sich um denselben deutsch-französischen Hybridstandard, gemeinsam von FeRD und FNFE-MPE unter zwei Namen veröffentlicht. ZUGFeRD 2.5.2 entspricht Factur-X 1.09.2, beide veröffentlicht am 4. August 2026. Eine konforme Datei in der einen Konvention ist auch in der anderen konform.

Welche Ebene zählt, wenn PDF und XML voneinander abweichen?+

Das XML. Seit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist der strukturierte Teil einer Hybridrechnung die rechtlich maßgebliche Darstellung, das sichtbare PDF ist nachrangig. Ihr Prozess sollte auf Basis des Datensatzes buchen, validieren und archivieren.

Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell?+

Version 2.5.2, veröffentlicht am 4. August 2026 und gültig ab 1. September 2026, ein Corrigendum zu 2.5 vom 10. Juni 2026. Frühere qualifizierende Versionen bleiben gültige E-Rechnungen, die Version ist vor allem dafür relevant, welche Felder Ihr Export abbilden kann.

Können meine Kunden ZUGFeRD ablehnen und XRechnung verlangen?+

Im inländischen B2B-Geschäft nein: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, konforme E-Rechnungen zu empfangen, und ein qualifizierendes ZUGFeRD-Profil zählt dazu. Die BMF-FAQ stellt ausdrücklich klar, dass keine Ausnahmen beim Empfang vorgesehen sind. Kunden im öffentlichen Sektor sind in der Praxis die Ausnahme, da deren Einreichungskanäle auf XRechnung ausgelegt sind.

Die E-Rechnung-Leitfäden

Quellen

Primärquellen, zuletzt geprüft im September 2026. Gesetzestexte und BMF-Veröffentlichungen sind maßgeblich; stützt sich eine Aussage auf das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, wird dies im Text angegeben.

Dieser Leitfaden bietet allgemeine Informationen für Unternehmen, zusammengestellt aus den zitierten amtlichen Quellen. Er stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar; wenden Sie sich für Entscheidungen zu Ihren eigenen Pflichten an Ihren Steuerberater.

Ein Posteingang, jedes Rechnungsformat, ein Schema

Die Pflicht macht strukturierte Formate zur Norm, doch Ihre Kreditorenbuchhaltung wird noch jahrelang neben XRechnung und ZUGFeRD auch Papierscans und einfache PDFs erhalten. Talonic normalisiert diesen gemischten Zustrom in eine schemavalidierte Ausgabe: typisierte Felder, ein Konfidenzwert und ein Herkunftsnachweis für jeden Wert, verarbeitet auf EU-Infrastruktur in Deutschland. Senden Sie eine Beispielcharge und prüfen Sie das Ergebnis Feld für Feld.

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