XRechnung: der Standard hinter der deutschen E-Rechnung

Formal ist XRechnung die deutsche Core Invoice Usage Specification (CIUS) der europäischen Norm EN 16931: Sie übernimmt das semantische Datenmodell der Norm, die Business Terms von der Rechnungsnummer über die Positionen bis zur Umsatzsteueraufschlüsselung, und legt fest, wie diese für Rechnungen an und zwischen deutschen Parteien verwendet werden. Der Standard wird von der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards, im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben, dem Bund-Länder-Gremium, das die IT der öffentlichen Verwaltung koordiniert. Version 3.0.2 ist seit September 2026 aktuell, ein Wartungs-Release der 3.0-Linie.

Eine XRechnung-Rechnung ist eine einzelne XML-Datei in einer der beiden von der europäischen Norm vorgeschriebenen Syntaxen: UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII. Absender wählen die Syntax; ein konformer Empfänger muss beide akzeptieren. Es gibt bewusst keine menschenlesbare Ebene, kein eingebettetes PDF, keine Formatierung: Die Rechnung ist der Datensatz, und alles, was eine Person sieht, wird von einem Viewer erzeugt. Dieses Design macht XRechnung zum saubersten Format für die vollautomatisierte Verarbeitung und zum unpraktischsten für einen Kollegen, der nur schnell einen Blick auf eine Rechnung werfen möchte.

XRechnung definiert zudem ein Extension-Konzept für Fälle, die das Kernprofil nicht abdecken kann, und ergänzt Elemente oder Codelisten-Werte über EN 16931-1 hinaus für spezifische deutsche Anforderungen. Für die meisten Unternehmen ist das Kernprofil alles, was sie je zu sehen bekommen; wichtig zu merken ist, dass „XRechnung“ eine Spezifikation mit Versionen und Regeln bezeichnet, kein Produkt.

Die verbindliche Pflicht besteht im B2G-Bereich. Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten von Bundesbehörden gemäß der E-Rechnungsverordnung elektronisch abrechnen, und XRechnung ist dafür das Referenzformat. Rechnungen an den Bund werden über die Portale ZRE und OZG-RE oder über das Peppol-Netzwerk eingereicht, und die deutschen Bundesländer betreiben eigene, eng verwandte Regelungen für Landes- und Kommunalkunden.

Die Adressierung ist der Teil, an dem Erstlieferanten scheitern: Jeder Kunde der öffentlichen Hand wird durch eine Leitweg-ID identifiziert, einen Routing-Bezeichner, den Sie in der Rechnung als Käuferreferenz angeben müssen. Die Leitweg-ID stammt vom Kunden, meist aus den Vertragsunterlagen, und eine Rechnung ohne die korrekte Leitweg-ID wird abgelehnt, bevor sie ein Mensch zu Gesicht bekommt. Bei der Einreichung über Peppol ist die Empfängeradresse dieselbe Leitweg-ID mit vorangestelltem Schema-Präfix 0204.

Im inländischen B2B-Bereich ist XRechnung nicht vorgeschrieben, gehört aber zu den Formaten, die die E-Rechnungspflicht nach § 14 UStG erfüllen, da es konstruktionsbedingt EN 16931 entspricht. Bei hochvolumigen, system-zu-system-basierten Rechnungsbeziehungen wird es gerade deshalb bevorzugt, weil keine PDF-Ebene existiert, die zu manueller Bearbeitung verleiten könnte.

Fast niemand schreibt XRechnung-XML von Hand. Die realistischen Wege sind die, die der Leitfaden zur Erstellung von E-Rechnungen im Detail durchgeht: die Exportfunktion Ihrer Rechnungs- oder ERP-Software, ein dediziertes E-Invoicing-Tool, die manuelle Erfassung in den Bundesportalen bei geringen Volumina oder ein Peppol Access Point für den großen Maßstab. Bei der Konfiguration kommt es in jedem Fall auf die Version und die Käuferreferenz an: Exporte sollten auf die aktuelle XRechnung-Version zielen, und Rechnungen an die öffentliche Hand müssen die Leitweg-ID des Kunden tragen.

Konformität ist maschinell prüfbar, und Sie sollten sie testen, bevor Ihre Kunden es tun. KoSIT stellt Validierungswerkzeuge für den Standard bereit, und das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 legt die Fehlertaxonomie fest: Formatfehler machen die Datei zu gar keiner E-Rechnung, Geschäftsregelfehler verletzen die arithmetischen und Konsistenzregeln der Norm, Inhaltsfehler sind formal gültig, aber inhaltlich falsch. Ein Validierungsschritt in der ausgehenden Pipeline erkennt die ersten beiden Klassen automatisch.

Seit dem 1. Januar 2025 kann Ihnen jeder deutsche Lieferant ohne Rückfrage eine XRechnung senden, und die eingehende Datei ist XML ohne beigefügtes Bild. Das Öffnen in einem Texteditor ist technisch möglich, für die Buchhaltung aber praktisch nutzlos. Ein Empfangsprozess benötigt drei Fähigkeiten: beide Syntaxen parsen, gegen die Norm validieren und die Business Terms in die Struktur überführen, aus der Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem bucht.

Genau dieses Mapping übernimmt die Rechnungsverarbeitung von Talonic, für XRechnung und alles andere im selben Posteingang: Der kostenlose Peppol-E-Invoice-Extractor zeigt das Feldmodell an einer echten Datei im Browser, und die Produktionspipeline löst XRechnung, ZUGFeRD, Peppol-Rechnungen, PDFs und Scans in eine schema-validierte Ausgabe mit Konfidenz und Herkunftsnachweis pro Feld auf, verarbeitet auf EU-Infrastruktur in Deutschland.

Über Formate zu lesen ist die eine Sache, ein Kreditorenposteingang voller solcher Formate die andere. Zwei kostenlose Ressourcen und ein Weg für den Produktivbetrieb:

• Peppol e-Invoice Extractor: Verkäufer, Käufer, Positionen, USt-Aufschlüsselung und Summen kostenlos im Browser aus einer E-Rechnung extrahieren
• Peppol-E-Rechnungs-Extraktionsleitfaden: das Feldmodell EN 16931 (Business Terms) Feld für Feld erklärt
• Rechnungsverarbeitung mit Schemavalidierung: XRechnung, ZUGFeRD, Peppol-Rechnungen, PDFs und Papierscans in ein validiertes Ausgabeschema überführen, mit Konfidenz und Herkunftsnachweis für jeden Wert